Die Optimierung sämtlicher Prozesse ist für das Management eines Unternehmens eine ständige Herausforderung, deren Bewältigung einen schnellen Zugriff auf alle entscheidungsrelevanten Daten voraussetzt. Die Komplexität der Abläufe und ihre Vernetzung über alle betrieblichen Funktionsbereiche lassen sich nur durch eine leistungsfähige ERP-Software abbilden, die zudem den branchenspezi-fischen Besonderheiten Rechnung tragen muss. Hier hat sich das CSB-System in der Praxis bewährt.
Vollständige Transparenz
Seit 1995 ist die GS Schmitz GmbH & Co. KG in Köln ein Garant für erstklassige Fleisch- und Frischeprodukte. Mit 180 Mitarbeitern (in Saisonspitzenzeiten 220 Mitarbeitern) werden jeden Monat gut 1.500 t Fleisch- und Wurstwaren produziert. Die besondere Stärke des Unternehmens ist die punktgenaue Belieferung des Lebensmitteleinzelhandels, der von der hohen Flexibilität und dem guten Service der Schmitz GmbH & Co. KG profitiert.
Vor 14 Jahren übernahmen die Schwestern Astrid und Nicole Schmitz das insolvente Fleischunternehmen Gierath & Steffens, das ein Jahr zuvor den hochmodernen Produktionsbetrieb fertig gestellt hatte. Die Geschwister hatten die erforderlichen Fachkenntnisse bereits im elterlichen Unternehmen in Heinsberg erworben und konnten diese sofort mit Erfolg anwenden. Neben einer Vielzahl namhafter Handelsketten und dem Einzelhandel beliefert Schmitz auch die Convenience-Food-Industrie. Über zwei Dutzend eigene Kühlwagen und vier Speditionen sind täglich im Einsatz.
Erfahrener IT-Partner
Bei der Übernahme von Gierath & Steffens war bereits ein ERP-System im Einsatz, das die branchenspeziellen Anforderungen eines modernen Fleisch verarbeitenden Betriebes jedoch nur ungenügend abdeckte. So entschieden sich Astrid und Nicole Schmitz, das Altsystem durch die ERP-Branchensoftware CSB-System abzulösen. Die Entscheidung lag nahe, denn das CSB-System war bereits seit vielen Jahren im elterlichen Betrieb erfolgreich im Einsatz. Die Implementierung erfolgte in kürzester Zeit. „Ich erinnere mich noch an die Anfänge hier in Köln, als uns dicke Aktenordner mit Preislisten übergeben wurden“, denkt Astrid Schmitz zurück. „Wir waren durch die Arbeit im elterlichen Betrieb daran gewöhnt, dass die Preislisten über das ERP-System geführt werden und bei Bedarf sofort verfügbar sind. So konnten wir von Anfang an die Prozesse mit dem CSB-System schlank gestalten und viele Vorgänge papierlos über den PC abwickeln.“
Seit kurzem wird bei Schmitz mit der neuen Version 4.2 von CSB-System gearbeitet: „Das funktionierte völlig reibungslos und in kürzester Zeit. Wir benötigten lediglich eine Woche Vorbereitungszeit und ein Wochenende, um das Upgrade zu fahren“, zeigt sich Astrid Schmitz von der Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität der Branchenlösung begeistert. Die Version 4.2 war für das erfolgreiche Fleisch- und Wurstwarenunternehmen die Basis, um die beleglose Archivierung im Rahmen des integrierten Dokumentenmanagementsystems von CSB-System einzuführen: „Früher ging es darum, Belege mit dem PC zu erstellen. Heute sind die Anforderungen extrem gestiegen. Belege müssen papierlos archiviert werden und gesetzeskonform auf Knopfdruck auffindbar sein. Das System ermöglicht uns dies sehr komfortabel und das bei 300 bis 400 Belegen pro Tag“, erläutert Geschäftsführerin Astrid Schmitz weitere Vorzüge der ERP-Branchensoftware. Die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Speicherung von Informationen sind unter anderem in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdU) sowie in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) festgelegt. „Mit dem elektronischen Archiv im CSB-System können die Kosten für Administration und Verwaltung in unserem Unternehmen erheblich gesenkt werden“, sagt Astrid Schmitz, „unsere Anforderungen an ein modernes Dokumentenmanagementsystem umfassen das papierlose Verwalten des gesamten Schriftverkehrs mit dem Ziel, jederzeit eine schnelle Informationsverarbeitung und -bereitstellung zu gewährleisten. Der einfache Zugriff auf diese Dokumente spart Zeit und erhöht somit die Effizienz im Tagesgeschäft.“
Optimales Qualitätsmanagement
Der Fleisch- und Wurstwarenspezialist legt höchsten Wert auf eine transparente Qualitätssicherung. Zur hohen Qualität gehört der exakte Nachweis darüber, woher das Rohmaterial und die Inhaltsstoffe kommen. „Wir müssen genau wissen, welche Wege die Zulieferprodukte bis zu uns nach Köln zurückgelegt haben und wann in unserem Betrieb welche Ware verarbeitet wurde“, betont Astrid Schmitz. In den lückenlos geführten Dokumentationen von GS Schmitz lässt sich jede Einzelheit genau nachprüfen. Ständige Kontrollen, auch von externen Prüfern, sorgen für größtmögliche Sicherheit und ein Höchstmaß an Qualität und Geschmack.
In einem derzeit laufenden Projekt soll die Qualitätssicherung und die Rückverfolgbarkeit mittels der ERP-Software noch weiter perfektioniert werden: „Wir wollen schnellsten Zugriff auf qualitätsrelevante Daten aus dem papierlosen QS-Management, das in das gesamte CSB-System und alle Prozesse integriert ist. So können wir unseren Kunden gegenüber den besten Nachweis führen, welche Chargen an sie gingen. Dadurch werden sogar stille Rückrufaktionen problemlos und schnell möglich“, erläutert Astrid Schmitz. Mit der ERP-Software kann das Kölner Unternehmen eine Onlineerfassung der Daten im Betriebsablauf ohne Zusatzaufwand realisieren; die Onlineverarbeitung der Daten erfolgt ohne zusätzliche Insellösungen.
www.csb-system.com