Die jährliche Bilanz oder Steuererklärung steht an oder ist bereits erledigt. Am besten, Betriebe nutzen die Gelegenheit gleich, in den Regalen Platz zu machen – und sich auch finanziell Luft zu verschaffen. Fleischer sollten dafür die Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen kennen.
Manch ein Fleischermeister hat vielleicht gerade für den Betrieb die Unterlagen an den Steuerberater zusammengestellt oder geht bald daran, alles Nötige zu erledigen. Wann auch immer diese nicht gerade vergnügliche Tätigkeit ansteht – sie bietet eine gute Gelegenheit, mal wieder für frischen Wind in den Regalen zu sorgen und auch die Buchhaltung auf Vordermann zu bringen. Betriebsinhaber sollten ruhig mal wieder „ausmisten“, Ordner sortieren, ihr Ablagesystem überdenken und sich so Platz zu verschaffen im Regal. Das bringt zudem mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.
Dabei müssen Fleischermeister natürlich einiges beachten, zuallererst die Aufbewahrungsfristen – mit Blick auf eine mögliche Betriebsprüfung und die so wichtigen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Datenverarbeitung (GOBD). Die gesetzliche Grundlage, nach der sich Unternehmer beim Ausmisten ihrer Buchhaltung richten müssen, ist klar: Handels- und Steuerrecht geben Aufbewahrungsfristen vor, an die sich Unternehmer halten müssen – in der Regel sechs oder zehn Jahre. Ist eine Rechnung nicht mehr vorhanden, die ein Betriebsprüfer Jahre später für einen bestimmten Zeitraum noch sehen will oder der Beleg für die Rechtmäßigkeit eines Betriebsausgabenabzugs oder auch Vorsteuerabzugs darstellt, steht Ärger ins Haus. Was steuerlich relevant ist, muss bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können.
Bevor sie steuerlich relevante Unterlagen wegwerfen, sollten Fleischermeister also sicherheitshalber ihren Steuerberater fragen. Denn die Aufbewahrungsfrist ist nicht immer ganz einfach zu errechnen. Sie beginnt nicht bereits mit dem Ablauf des genannten Jahres, sondern „stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind“, und bei Vertragsunterlagen nach Ablauf des Vertrages. Wer alles richtig machen will, bewahrt die Unterlagen also im Zweifel ein oder zwei Jahre länger auf, als rein von der Jahreszahl her rechnerisch nötig.
Verjährungsfristen für eigene Ansprüche
Das ist die steuerliche Seite. Fleischermeister sollten ihre Unterlagen aber auch mit Blick auf mögliche Verjährungsfristen begutachten – und gegebenenfalls ihr Forderungsmanagement verbessern.
Die gesetzliche Verjährungsfrist beträgt regulär drei Jahre „ab Kenntnis vom Bestehen des Anspruchs und der Identität des Schuldners“ – so sieht es das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) vor. Auch hier ist es mit dem Lauf der Frist etwas speziell: Die beginnt am Ende des Jahres zu laufen, in dem diese Informationen erstmalig vorliegen – deshalb ist Stichtag der 31.12. Ende 2018 verjähren also regulär Ansprüche, die 2015 entstanden sind. In dem Zusammenhang relevant sind beispielsweise Ansprüche aus Kaufverträgen, Dienstleistungsverträgen oder auch gegen Arbeitnehmer auf Schadensersatz.
Die Verjährungsfrist kann auch kürzer oder länger als die regulären drei Jahre ausfallen. Hat beispielsweise die GmbH eines Fleischermeisters ein Grundstück verkauft, verjährt der entsprechende Zahlungsanspruch nach zehn Jahren (§ 196 BGB). Forderungen aufgrund von Baumängeln etwa nach Renovierung oder Umbau des Firmengebäudes verjähren nach fünf Jahren und Forderungen aufgrund von Mängeln nach Werkvertrag mit einem Handwerker, etwa für die Verlegung von Fliesen in der Firmentoilette, zwei Jahre nach Abnahme – ebenso wie Ansprüche auf Minderung wegen Sachmängeln bei Kaufverträgen. Für Forderungen auf Schadensersatz aus Kapitalanlagefällen oder Rückzahlungsansprüche auf Bearbeitungsgebühren beträgt die Verjährungsfrist wiederum zehn Jahre.
Verjährung vermeiden
Da das Jahr noch jung ist, bleibt genug Zeit, auch ältere Ansprüche zu sichern. Besteht noch ein Anspruch gegen sonst langjährige gute Kunden, kommt eine Stundung in Betracht. Bei der erklärt sich der Fleischermeister damit einverstanden, dass die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt beglichen wird. Die Verjährungsfrist wird auch hierbei um die Zeit der Stundung gehemmt, wie es im Juristendeutsch heißt – die Verjährung verschiebt sich also nach hinten. Eine Stundung sollten Fleischer sich aus Beweisgründen stets schriftlich bestätigen lassen, damit sich der Schuldner, was durchaus immer wieder mal vorkommt, später nicht doch auf Verjährung beruft.
Neu in Gang setzen die Verjährungsfrist eine Abschlagszahlung, eine Zinszahlung oder eine Sicherheitsleistung auf eine offene Forderung. Auch ein schriftliches Schuldanerkenntnis des Kunden lässt die Verjährungsfrist neu beginnen.
Fleischermeister können auch über offene Forderungen verhandeln. Verhandlungen schieben nach § 203 BGB die Verjährung immerhin hinaus – bis einer von beiden Vertragspartnern sie für beendet erklärt. Der Fleischer sollte sich aber dazu vom Schuldner schriftlich erklären lassen, dass dieser mit Blick auf die konkret benannte Forderung auf die Einrede der Verjährung verzichtet – schriftlich.
Wer Forderungen gegen Banken oder Versicherungen hat: Auch Verfahren beim jeweiligen Ombudsmann verlängern die Verjährungsfrist um die Dauer des jeweiligen Verfahrens.
Mahnen und klagen
Als Nummer sicher für offene Forderungen gilt das gerichtliche Mahnverfahren. Die Verjährungsfrist verlängert sich mit Eingang des Antrags bei Gericht – wird juristisch formuliert also „gehemmt“. Vor allem aber kann das Verfahren Fleischermeistern einen gerichtlichen Titel gegen ihren Schuldner verschaffen, der erst nach 30 Jahren verjährt. Der Antrag für ein Mahnverfahren ist beim zuständigen Amtsgericht zu stellen. Den Vordruck samt Anleitung gibt es unter www.mahngerichte.de. Eine Begründung oder auch das Einschalten eines Anwalts sind nicht nötig. Bei der Antragstellung entsteht eine halbe Gerichtsgebühr. Legt der Schuldner keinen Widerspruch ein, kann der Gläubiger mit gerichtlichem Titel die Zwangsvollstreckung durch einen Gerichtsvollzieher einleiten – gegen die der Schuldner ebenfalls Einspruch einlegen kann.
Das Mahnverfahren birgt jedoch Risiken. Ist bei einem säumigen Kunden tatsächlich nichts zu holen, bleibt der Unternehmer auf der Forderung und zudem auf den von ihm verauslagten Gerichtskosten sitzen. Daher sollten Unternehmer Forderungen gegen Kunden gleich ausbuchen, die eine eidesstattliche Versicherung abgegeben oder das Insolvenzverfahren beantragt haben. Hier ist ein Blick in die Insolvenzbekanntmachungen (www.insolvenzbekanntmachungen.de) hilfreich.
Natürlich sollten Fleischer sicherheitshalber vor einem Mahnverfahren schriftliche Verträge oder Auftragsbestätigungen prüfen. Wehrt der Kunde nämlich die angemahnte Forderung ab, kommt ein gerichtliches Klageverfahren in Gang. Und in dem werden Gläubiger die Forderung durchaus begründen und belegen müssen. Schon das Mahnverfahren sollten Fleischer also nur gut vorbereitet beantragen – selbst auf den letzten Drücker.
Daher und auch um keine Fehler beim Antrag zu machen, kann es sinnvoll sein, gleich mit dem Mahnverfahren bereits einen Anwalt zu beauftragen. Geht es in ein Klageverfahren über, würden mehr als 5.000 Euro vor dem Landgericht verhandelt – spätestens da geht es auch formalrechtlich nicht mehr ohne Rechtsanwalt.
Forderungsmanagement optimieren
Vor diesem Hintergrund sollten Fleischermeister dann auch mal grundlegend für ein funktionierendes Forderungsmanagement in ihrem Betrieb sorgen. Bei Aufträgen etwa über ein Catering oder bei Lieferungen an Restaurants oder Kantinen fängt gutes Forderungsmanagement damit an, Rechnungen zügig auszustellen – auch wenn das Gesetz Unternehmern dafür bis zu sechs Monate nach Erbringen der Leistung und im Fall innergemeinschaftlicher Lieferungen 15 Tage Zeit lässt.
Wer viel für langsam zahlende Großkunden tätig ist, für den kann es sich lohnen, Finanzierungsalternativen wie das Factoring zu nutzen, bei dem ein Dienstleister Forderungen gegen Gebühr bereits kurz nach der Rechnungstellung an den Unternehmer überweist. Ansonsten sollten Fleischer die Bonität wichtiger Kunden und von Kunden mit großen Einzelaufträgen prüfen und im Auge behalten, etwa über Wirtschaftsauskunfteien wie Creditreform, Bürgel oder auch die Schufa.
Zugunsten klarer Verhältnisse sollten Fleischer bei Verträgen und Auftragsbestätigungen stets Leistung und Gegenleistungen sowie auch die hierfür vorgesehenen Zeiträume, Fristen und Entgelte klar definieren – und am besten auch dokumentieren. Auch das erleichtert später eventuell, finanzielle Forderungen durchzusetzen.
Vor der Auftragsannahme sollte man auch prüfen, ob der Kunde wie angegeben firmiert. Spätestens für die Rechnung sind die Angaben sowieso nötig – am besten Steuernummern oder Registereinträge werden gleich kontrolliert.
Falls Verkauf, Buchhaltung und auch Service nicht in einer Hand liegen, sollten sich die Verantwortlichen im Alltag eng austauschen, um den reibungslosen und zügigen Ablauf zu gewährleisten. Bleiben Rechnungen offen, sollte die Buchhaltung telefonisch beim Kunden nachfassen – sobald die Forderung ein oder zwei Tage fällig ist. Oft ist die Rechnung liegengeblieben und wird auf den Anruf hin schnell beglichen. Der positiven Kundenbeziehung ist dieses Vorgehen zuträglich. Bleibt freundliches Nachfassen erfolglos, sollten Fleischer dann auch rasch und konsequent mahnen. Lassen Kunden Mahnungen unbeachtet, sollte die nächste von einem Anwalt oder einer Inkassogesellschaft kommen.