Permanente Arbeitsüberlastung ist für den Inhaber einer Fleischerei fast schon Normalzustand. Stress gehört für die meisten zum Arbeitsalltag. In dieser letztlich gesundheitsgefährdenden Situation kann Zeitmanagement helfen. Ziel muss es sein, durch konsequente Planung Zeit zu sparen.
Zeitmanagement heißt, die eigene Zeit zu beherrschen, statt von ihr beherrscht zu werden. Es sind immer nur drei oder vier Minuten pro Stunde, die durch mangelnde Effektivität verloren gehen – das kann am Tagesende etwa eine halbe Stunde ausmachen. Weil das nicht groß auffällt, wird nichts dagegen unternommen.
Grundsätzlich gibt es vier mögliche Maßnahmen, um die Zeit in den Griff zu kriegen:
- Jeden Tag länger arbeiten, um alles zu erledigen.
- Nur die wichtigen Arbeiten erledigen, das andere bleibt liegen.
- Schneller arbeiten.
- Durch bessere Planung Zeitverluste vermeiden.
Die vierte ist sicherlich die beste dieser zur Wahl stehenden Alternativen.
Aufschieben belastet
Meist sind es die unangenehmen Arbeiten, die verschoben werden, zum Beispiel Verwaltungsarbeiten. Irgendwann ist dann die „Deadline“ erreicht oder überschritten und nun herrscht Druck, unter dem alles fertig bearbeitet werden muss. Dadurch erhöht sich die Gefahr, dass Fehler passieren. Hätte man sich rechtzeitig an die Arbeit gemacht, wäre das Ergebnis besser gewesen.
Arbeiten werden außerdem verschoben, weil sie schwierig sind oder weil sie nicht so dringend erscheinen. Schwieriges aufzuschieben belastet. Und irgendwann fällt jedem ein, dass er etwas auf die lange Bank geschoben hat.
Auf Mitarbeiter macht es einen guten Eindruck, wenn der Chef selbst nichts auf die lange Bank schiebt. Wer Arbeiten auf den letzten Drücker erledigt, riskiert sogar, dass etwas Eiliges dazwischenkommt und ein Abgabetermin nicht eingehalten werden kann.
Prioritäten setzen
Ein erster Schritt in Richtung effektiveres Arbeiten ist die Priorisierung der anstehenden Tätigkeiten. Mit Blick auf die täglich anfallenden Arbeiten ist dabei die richtige Einteilung von größter Bedeutung. Zunächst geht es um die Unterscheidung zwischen „wichtig“ und „eilig“. Durch die Einteilung nach dem Drei-Stufen-Prinzip kann man sich auf die einzelne Tätigkeit besser konzentrieren und in der festgelegten Zeit erledigen. Außerdem verzettelt man sich nicht mit unwichtigen Tätigkeiten. Durch die perfekte Einteilung verschafft man sich selbst einen guten Überblick über den Tagesablauf. So kommt es zu weniger Terminverzögerungen mit den meist negativen Folgen für den Einzelnen und den Betrieb.
Die Aufgaben werden in drei Bereiche unterteilt:
- A-Aufgaben sind eilig und gleichzeitig wichtig. Sie haben in der Planung absoluten Vorrang, sollten 25 Prozent der gesamten Arbeitszeit möglichst nicht überschreiten. Wer die meisten Aufgaben als eilig und wichtig einstuft, hat am Ende zu viele A-Aufgaben. Es bedarf einer realistischen Einschätzung über die Bedeutung der jeweiligenAufgaben.
- B-Aufgaben sind meist nur eilig oder nur wichtig und beanspruchen circa 50 Prozent der Arbeitszeit. Eilige Aufgaben werden den wichtigen vorgezogen.
- C-Aufgaben sind im Augenblick weder eilig noch wichtig, können also verschoben werden. Der Anteil beträgt etwa 25 Prozent der Arbeitszeit. Mit der Zeit ändern sich aber die Voraussetzungen, so dass C-Aufgaben zu A oder B aufsteigen können.
Die „Vorfahrtsregel“ lautet: Eiliges wird vor dem Wichtigen bearbeitet. Damit es nicht zur Überforderung einzelner Mitarbeiter kommt, kann der Chef Arbeiten delegieren. Delegationsempfänger müssen aber gut in die Aufgabe eingewiesen werden.
C-Aufgaben sind am leichtesten delegierbar. Mit dem Delegieren wird nicht nur die Durchführung der Arbeit abgegeben, sondern auch die Verantwortung übertragen. Mitarbeiter sind stärker engagiert, wenn sie wissen, dass sie alleine verantwortlich sind.
Ohne zwingenden Grund darf sich der Vorgesetzte nicht in die Ausführung der delegierten Arbeit einmischen. Trotzdem sollte der Mitarbeiter wissen, dass er sich bei Schwierigkeiten an seinen Vorgesetzten wenden kann und dies kein Zeichen der Inkompetenz ist. Da eine Arbeit mehr Zeit beanspruchen kann als ursprünglich geplant, sollten „Pufferzeiten“ in die Zeitplanung mit einbezogen werden. Beispiel: Für ein umfangreiches Catering-Angebot mit Service werden rund 45 Minuten Zeit geplant. Der Puffer von 20 Prozent aus dieser Zeit macht knapp zehn Minuten aus. Die Alternative zu Pufferzeiten: Eine Stunde hat grundsätzlich nur 45 Minuten Planzeit. Es werden also nie 60 Minuten verplant, so dass für unvorhergesehene Dinge immer 15 Minuten Reserve verbleiben.
Arbeitsunterbrechungen vermeiden
Eine wichtige Regel im Zeitmanagement heißt: Arbeiten am Stück erledigen und sich nur in Ausnahmefällen bei einer laufenden Tätigkeit unterbrechen lassen. Wer sich nach einer Unterbrechung erneut auf die ursprüngliche Aufgabe konzentrieren muss, braucht wieder eine Anlaufzeit und mehr Energie. Vielen ist nicht bewusst, dass das eine Ursache von Stress ist. Unterbrechungen lassen sich nicht immer vermeiden, aber man ist ihnen auch nicht hilflos ausgeliefert.
Man kann sich daran gewöhnen, wegen einer Rückfrage ständig unterbrochen zu werden. Für den „Unterbrecher“ ist es einfacher, den Chef oder einen Kollegen zu fragen, als sich zunächst selbst Gedanken über die eigene Aufgabe zu machen. Arbeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, sollten von niemandem unterbrochen werden. Der Unterbrecher leidet nicht darunter, nur der Unterbrochene.
Eine Art von „Eigenunterbrechung“ ist die Ablenkung. Wer schon während der aktuellen Arbeit an eine andere Tätigkeit denkt, verliert an Konzentration. Unser Gehirn kann nicht zwei Themen gleichzeitig verarbeiten, es wechselt stattdessen immer zwischen den Themen hin und her. Auf Dauer leidet dann die Konzentrationsfähigkeit im Allgemeinen.
Schneller arbeiten
Wer viel Arbeit zu bewältigen hat erhöht sein Arbeitstempo, um einen Rückstand zu vermeiden. Hohes Arbeitstempo verkürzt zwar die Erledigungszeit, aber die Fehlerquote erhöht sich. „Tempoholiker“ nennt man diejenigen, die in der Produktion oder an der Ladentheke schneller arbeiten als normal, um das Arbeitspensum zu schaffen. Auf Dauer geht das Gefühl für ein normales Arbeitstempo verloren. Tempoholiker sind schneller erschöpft und stressen sich selbst und ihr Umfeld. Durch hohes Tempo wird der Druck erhöht, die Gelassenheit nimmt ab. Man neigt auch zum oberflächlichen Arbeiten.
Bei einfachen Arbeiten lässt sich Tempoerhöhung vorrübergehend rechtfertigen. Hohes Tempo sollte die Ausnahme bleiben. Ein normales Arbeitstempo darf nicht automatisch mit Unfähigkeit, Trägheit oder Inkompetenz gleichgesetzt werden. Geschwindigkeit ist nicht grundsätzlich schlecht und Langsamkeit nicht immer die Lösung für alle Tätigkeiten.