Für das mulmige Gefühl, plötzlich könnte der Betriebsprüfer vor der Tür stehen und die Akten sehen wollen, besteht kein Grund. Denn grundsätzlich muss eine solche Prüfung im Gegensatz zur Umsatzsteuer- oder Kassennachschau mindestens zwei Wochen vorher angekündigt werden – schriftlich per Verwaltungsakt.
Trotz der Ankündigung einer Betriebsprüfung zwei Wochen vor dem Termin sollten Betriebsinhaber immer gut vorbereitet sein. Schließlich kann eine Betriebsprüfung grundsätzlich jeden treffen. Freiberufler, Gewerbebetriebe, Personen- und Kapitalgesellschaften und sogar private Steuerzahler. Dennoch hat die Finanzverwaltung bestimmte Akteure besonders auf dem „Kieker“. Handels- und Fertigungsbetriebe sowie sogenannte BMW-Betriebe (Bäcker, Metzger, Wirte) stehen verstärkt im Fokus, besonders, wenn sie Umsätze von über fünf Millionen Euro oder einen steuerlichen Gewinn von mehr als 300.000 Euro erwirtschaften.
Kleinstbetriebe und Freiberufler hingegen wähnten sich bisher in puncto Betriebsprüfung oft in Sicherheit. Früher kam es vor, dass sie über einen Zeitraum von zehn bis 20 Jahren weitestgehend unbeachtet blieben, während große Unternehmen alle drei oder vier Jahre geprüft wurden. Doch die Finanzverwaltung hat im Zuge der Digitalisierung aufgerüstet und wälzt nicht mehr nur Papier, sondern kontrolliert verstärkt Daten, Arbeitsabläufe und technische Gegebenheiten. Man arbeitet heute um einiges effizienter und lässt die „Kleinen“ viel seltener durchs Raster fallen.
Die Gründe für Prüfungen reichen indes vom turnusmäßigen Termin über vermutete Unregelmäßigkeiten bis hin zum Zufallsprinzip. Auch Ereignisse wie Unternehmensnachfolgen oder zu spät abgegebene Steuererklärungen können den Prüfer auf den Plan rufen.
Ablauf der Prüfung
Zum festgesetzten Termin steht der in der Prüfungsanordnung angekündigte Betriebsprüfer vor der Unternehmenstür und muss sich per Ausweis verifizieren. Es folgt das Eröffnungsgespräch, in dem er sich das Unternehmen, seine Abläufe und die Zuständigkeiten beschreiben lässt. Danach steht die Betriebsbegehung auf der Tagesordnung. Schließlich setzt sich der Prüfer mit einem Laptop an den bereitzustellenden Arbeitsplatz, spielt Daten ein und prüft stichprobenartig Akten, Rechnungen, Verträge und Belege. Besonders genau schaut er dabei auf Pensionsverpflichtungen und Verträge mit Gesellschaftern und nahestehenden Personen.
Der Betrieb kann bei Bedarf vom Prüfer auch mit branchengleichen Unternehmen oder mit eigenen vergangenen Bilanzen verglichen werden – sogenannte interne und externe Betriebsvergleiche. Erscheint dem Prüfer etwas unschlüssig, kann er Befragungen durchführen. Hier ist Vorsicht geboten, denn Betriebsprüfer gehen gut vorbereitet in ihre Termine und stellen geschickte Fragen. Schon eine lapidare Bemerkung kann für den Unternehmer zum Problem werden. Denn: Jede Auskunft im Rahmen der Prüfung darf verwertet und in der Beurteilung berücksichtigt werden. Die Prüfung vor Ort kann je nach Branche und Größe des Unternehmens sowie der Komplexität der Daten von zwei Tagen bis zu mehreren Monaten dauern. Hinzu kommen der Aufwand für den Arbeitsplatz des Prüfers, eventuelle Unterbrechungen im Tagesgeschäft und Mitarbeiter, die dem Prüfer zuarbeiten müssen.
Nach der Vor-Ort-Prüfung
Hat der Prüfer nichts zu beanstanden, wird das Prüfungsergebnis schriftlich mitgeteilt. Bei Beanstandungen geht dem Unternehmer in den meisten Fällen ein Schreiben des Finanzamtes mit den vorläufigen Feststellungen zu. Diesen kann seitens des Unternehmers zugestimmt oder widersprochen werden. Bei der Schlussbesprechung kommen alle noch einmal zusammen: die Steuerpflichtigen, der Steuerberater, der Betriebsprüfer und gegebenenfalls der Sachgebietsleiter der Finanzverwaltung und eventuelle externe Gutachter. Bei dieser Gelegenheit kann ein Konsens zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung erzielt werden. Dabei kommt es oft nicht nur auf Fakten, sondern auch auf Verhandlungsgeschick an. Dann werden der Prüfbericht und geänderte Steuerbescheide erlassen.
Konnte im Rahmen der Schlussbesprechung keine Einigung erzielt werden, steht hier im Notfall der Rechtsweg offen. Der gesamte Prozess der Betriebsprüfung vom eigentlichen Vor-Ort-Termin bis zum endgültigen Bescheid dauert in der Regel mehrere Monate, kann sich aber im Extremfall auch über einige Jahre hinziehen.
Konsequenzen bei Beanstandungen
Hat der Prüfer Unregelmäßigkeiten festgestellt, kann das erhebliche Konsequenzen für Unternehmer haben. Das reicht von der Steuernachzahlung über die Einleitung eines Strafverfahrens, Geld- und Haftstrafen bis hin zur Gewerbeuntersagung. Was viele nicht auf dem Schirm haben: die Verzinsung bei zurückliegenden Feststellungen. Derzeit sind pro Jahr sechs Prozent Zinsen fällig. Bei älteren Versäumnissen kommt dann schnell eine beträchtliche Summe zusammen. Auch Bußgelder von anderen Stellen wie dem Ordnungsamt oder Nachforderungen von Kammern sind nicht auszuschließen. Treten derartige Sanktionen gebündelt auf, kann das für ein Unternehmen Liquiditätsprobleme oder gar die Insolvenz bedeuten.
Frühzeitig vorsorgen
Ein Vorsatz, den sich Unternehmer zu Herzen nehmen sollten: „Die Vorbereitung auf die nächste mögliche Betriebsprüfung beginnt immer heute.“ Denn wer seine Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt und ablegt, hat bei der Prüfung nichts zu befürchten. Wichtig ist in diesem Zuge auch das Dokumentieren von Besonderheiten: entgangene Umsätze aufgrund einer dauerhaften Baustelle vor dem eigenen Ladengeschäft, der Ausfall von Mitarbeitern über eine längere Zeit wegen Krankheit oder das Ausbleiben von Restaurantgästen aufgrund eines verregneten Sommers. Auch in der elektronischen Finanzbuchhaltung oder bei Warenwirtschaftssystemen sollte immer alles exakt dokumentiert werden. Denn als Folge der Digitalisierung kontrollieren Prüfer neben Kassensystemen immer stärker auch die elektronischen Prozesse im Unternehmen. Stichwort: Verfahrensdokumentation – diese sowie Bedienungsanleitungen, Update-Chroniken oder Programmierprotokolle müssen dem Prüfer zugänglich gemacht werden.