Ein Smartphone hat fast jeder und die meisten nutzen den Messenger WhatsApp für ihre private Kommunikation, um sich mit Freunden oder ganzen Kontaktgruppen einfach, schnell und ohne direkte Kosten auszutauschen.Was im Privatbereich gut funktioniert, kann auch für den Betrieb eine sinnvolle Lösung sein.
Die Idee stammt von Fleischermeister Dirk Ludwig aus Schlüchtern, weiterentwickelt hat sie DFV-Betriebsberater Axel J. Nolden: Ein System, das den täglichen Informationsaustausch in einer handwerklichen Fleischerei vereinfacht, beschleunigt und nachvollziehbarer gestaltet. Ein System, das dazu mit einem kleinen Budget eingerichtet werden kann und das weitgehend ohne aufwändige Mitarbeiterschulungen auskommt, weil es auf einer Anwendung basiert, die ohnehin fast jeder Besitzer eines Smartphones täglich nutzt: WhatsApp.
Dirk Ludwig, der zusammen mit Axel Nolden Gast bei der Sitzung des Strategiekreises Digitalisierung im Fleischerhandwerk des Deutschen Fleischer-Verbandes (DFV) in Frankfurt am Main war, entwickelte die Idee auf der Rückreise von einem Seminar, das sich mit dem Einsatz von WhatsApp zur Kundenkommunikation befasste. Die Grundidee ist laut Ludwig denkbar einfach: Warum nicht die Funktionen von WhatsApp zur Kommunikation mit den Mitarbeitern in den unterschiedlichen Bereichen seines Betriebes nutzen? Warum, anstatt einen Zettel zu schreiben, nicht eine WhatsApp-Nachricht an ein „Abteilungs-Handy“ schicken?
Die Vorteile der Handynachricht: Sie geht nicht so leicht verloren, ist mit einer Sende- und Empfangszeit versehen, der Absender kann feststellen, ob und wann die Nachricht gelesen worden ist. Der Empfänger kann zudem auf die Nachricht direkt reagieren und zurückschreiben. Darüber hinaus lassen sich nicht nur Nachrichten, sondern auch Dokumente, Fotos oder kleine Videos versenden. So hat der Schlüchterner Fleischermeister zum Beispiel alle Bedienungsanleitungen seiner Maschinen in betriebseigenen WhatsApp-Gruppen hinterlegt. So stehen sie allen Nutzern des Systems zur Verfügung.
Im Rahmen des Strategiekreises Digitaler Wandel beim Deutschen Fleischer-Verband hatten der Fleischermeister und der DFV-Berater Gelegenheit, ihr System vorzustellen und mit den Mitgliedern des Gremiums zu diskutieren.
Dirk Ludwig schilderte typische Anwendungsfälle aus der Praxis, zum Beispiel ein defektes Gerät oder Zutaten, die nachbestellt werden müssten. Beides würde von den zuständigen Mitarbeitern einfach fotografiert und in die entsprechende, innerbetriebliche WhatsApp-Gruppe eingestellt. Der Empfänger meldet dann in dieser Gruppe zurück: „Gerät ist repariert“ oder „Ist nachbestellt“.
Einfach dokumentieren
Axel Nolden, der Ludwigs System ausgebaut und für ganz unterschiedliche Betriebsgrößen anpassbar gestaltet hat, wies auf die einfachen Möglichkeiten der Dokumentation hin. Einzelne WhatsApp-Gruppen ließen sich komplett mit Bildern und angehängten Dokumenten auf dem Bürorechner oder im Internet – zum Beispiel in einer Cloud – abspeichern und natürlich auch auf Papier ausdrucken. So können Vorgänge auch im Nachhinein nachvollzogen werden, Teilnehmer und Zeitverläufe werden von der Software mitgespeichert, es lässt sich leicht nachverfolgen, wann welche Nachricht gelesen und beantwortet worden ist.
Somit ließen sich nach Auffassung von Nolden und Ludwig auch Reinigung von Räumen oder Maschinen oder Kühlraumtemperaturen dokumentieren. Ein Bild eines gereinigten Raumes – komplett mit Datum, Uhrzeit und Name der verantwortlichen Person – sagt mehr aus als ein Häkchen auf einem Zettel, dasselbe gelte natürlich für ein Foto des Kühlraumthermometers. Die Praktiker empfehlen aber, die zuständigen Behörden einzubinden, bevor man sein System derart umstellt.
Nur firmeninterne Nutzung
In der einfachsten Variante reichen bei Nolden und Ludwig zwei mobile Geräte aus, ein „Mitarbeiter-Handy“, das von der verantwortlichen Person im Betrieb genutzt wird, und ein „Chef-Handy“, auf dem die Nachrichten zusammenlaufen. Dazu kommt der meist ohnehin vorhandene Bürocomputer, auf dem die stationäre Variante von WhatsApp läuft, sowie ein betriebsinternes Drahtlosnetzwerk, ein WLAN.
Ist der Betrieb größer, kann es sinnvoll sein, weitere Geräte in den Abteilungen einzusetzen und auch gesonderte WhatsApp-Gruppen je Bereich einzurichten.
Um hinsichtlich des Datenschutzes auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt der DFV-Berater Nolden unbedingt, betriebseigene Handys anzuschaffen, auf denen nur das Firmen-WhatsApp läuft. Dafür ist eine Telefonkarte erforderlich, für die übrigen Geräte reicht es, wenn sie mit dem firmeneigenen WLAN verbunden sind. Sollen auch Verkaufswagen oder andere Bereiche außerhalb des Betriebs eingebunden werden, empfiehlt Nolden die Anschaffung günstiger Telefonkarten für die Handys, die dort unterwegs sind. Von der Nutzung privater „Mitarbeiter-Handys“ für die betriebsinterne Kommunikation rät der DFV-Berater ausdrücklich ab.
Die Teilnehmer des Strategiekreises Digitaler Wandel bewerteten das von Dirk Ludwig und Axel Nolden geschaffene Kommunikationssystem außergewöhnlich gut, weil es einfach, flexibel und schnell einsetzbar ist. Einziger Haken sei jedoch die mangelnde Möglichkeit, Daten aus WhatsApp automatisiert mit anderen Programmen im Betrieb auszutauschen. Dennoch kann die Einführung von betriebsinternen WhatsApp-Gruppen die interne Organisation stark erleichtern und vereinfachen. Erste Mitglieder des Strategiekreises haben bereits begonnen, solche Systeme in ihren Unternehmen einzuführen. DFV-Berater Axel Nolden, der das Kommunikationssystem auch auf der Obermeistertagung in Würzburg und Hannover vorgestellt hat, informiert und berät interessierte Mitgliedsbetriebe.