Mit dem Team auf Achse

Ein Betriebsausflug stärkt Motivation und Teamgeist. Doch schon im Vorfeld, beim Planen und Organisieren des Events, sollten Inhaber von Fleischereien einiges beachten. Dabei geht es unter anderem auch um steuerrechtliche Aspekte und den Schutz durch die gesetzliche Unfallversicherung.

Für einen aufregenden oder auch einfach angenehmen Betriebsausflug gibt es viele schöne Möglichkeiten. Eine Fahrradtour mit Essen in einem Waldrestaurant oder auch der Besuch einer Naherholungsattraktion im Umland. Bootfahren, Rafting, Hochseilgarten, Bogenschießen, Baggerfahren oder ein gemeinsamer Segel- oder Skikurs als Firmenausflug mit Übernachtung. Auch Hoch- oder Weltkultur gibt es genug: Gärten und Landschaften wie den Bergpark Wilhelmshöhe in Kassel, den Kölner oder Speyerer Dom, das Industriedenkmal Völklinger Hütte, Wattenmeer oder Mittelrheintal oder auch Altstadtensembles etwa in Stralsund oder Wismar.

Abenteuerlustige Belegschaften können Fleischereiinhaber auf Entdeckungstour ins Ungewisse schicken, zu sogenannten Lost Places, verlassenen Plätzen. „Wo Straßen enden, wird es interessant“, so die Faustregel von Location Scouts im Filmgeschäft. Dort finden sich alte Schlösser und Herrenhäuser oder Forts, Industriebrachen, verlassene Parks und Gärten. Ein solcher Betriebsausflug ließe sich mit einem kleinen internen Fotowettbewerb oder Kalenderprojekt verbinden. Die so festgehaltenen Erinnerungen können später das Ladengeschäft oder Büros im Fleischereibetrieb zieren.

Gemeinschaftsaktionen wie ein Betriebsausflug stärken den Zusammenhalt, steigern die Motivation und verbessern das Betriebsklima. Die Kosten können Fleischereiunternehmen steuerlich ansetzen. Doch so zwanglos der Betriebsausflug selbst auch sein mag – rechtlich und steuerlich sowie bei der Versicherung gibt es allerhand zu beachten.

Der Phantasie bei der Gestaltung des Ausflugs sind keine Grenzen gesetzt. Der rechtliche Rahmen dagegen ist gesteckt. Zeit und Ort für den Ausflug während der Arbeitszeit kann der Fleischereiinhaber ansetzen. Am besten aber nach Rücksprache mit den Beschäftigten und einem Blick in den Kalender – auch mit Blick auf Termine wie etwa eine Fußball-EM.

Findet der Betriebsausflug in der Arbeitszeit statt, ist diese Zeit regulär Arbeitszeit. Aber der Chef kann niemanden zwingen, mitzukommen oder alternativ Urlaub zu nehmen. Und erst recht nicht dazu, trotz Krankschreibung beim Betriebsausflug dabei zu sein. Im Gegenteil: Wollen Personen nicht mitkommen, muss er ihnen ermöglichen, regulär zu arbeiten. Umgekehrt wiederum ist auch jemand, der nicht am Betriebsausflug teilnimmt, gesetzlich zur Arbeit verpflichtet.

Beachten sollten Fleischereiinhaber allerdings: Auch freigestellte Beschäftigte haben Anspruch darauf, am Betriebsausflug teilzunehmen. Ohne Grund darf ein Unternehmen niemanden ausschließen, urteilte das Arbeitsgericht Köln (Az.: 8 Ca 5233/16 ). Das ist auch wichtig, weil die lohnsteuerlichen Vorteile für Betriebsausflüge und -feiern nur unter der Voraussetzung greifen, dass alle dem jeweils festgelegten Unternehmensbereich zugehörigen Beschäftigten teilnehmen dürfen – egal, ob das gesamte Unternehmen, einzelne Abteilungen oder auch ausschließlich Verkaufsteam oder Auszubildende. Laden Unternehmen beispielsweise lediglich das Führungsteam ein, müssen sie damit auf Vorteile für Betriebsfeiern bei der Steuer verzichten, entschied das Finanzgericht Münster (Az.: 8 K 32/19 E,P,L).

Freibetrag statt Freigrenze

Für die Frage, ob den Beschäftigten ein geldwerter Vorteil durch einen Betriebs­ausflug entsteht, haben sich die Anforderungen ewas gelockert. Das „Gesetz zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften“ (BT-Drucksache: 18/3017), das seit dem 1. Januar 2015 gilt, hat die 110-Euro-Freigrenze in einen 110-Euro-Freibetrag verwandelt.

Überstiegen nach der vorherigen Regelung bei einer Veranstaltung die Kosten pro Kopf jene 110 Euro, mussten Unternehmen den vollen Betrag als geldwerten Vorteil versteuern. Anders als mit der Freigrenze, ist dank des Freibetrags diesbezüglich Entspannung angesagt: Fällt der Betriebsausflug oder auch eine -feier doch teurer aus als geplant, gilt nur als zu versteuernder geldwerter Vorteil, was über den 110 Euro liegt. Innerhalb des Freibetrags bleibt der geldwerte Vorteil in jedem Fall steuerfrei.

Kniffliger ist die Frage nach den Kosten pro Mitarbeiter, die das Unternehmen ausgeben darf – und für wie viele Feiern pro Jahr den Beschäftigten die steuerliche Begünstigung winkt. Denn der Steuerfreibetrag von 110 Euro gilt zwar pro Veranstaltung einschließlich Umsatzsteuer, aber nur für zwei Betriebsausflüge oder Feiern pro Jahr. Und diese zweimal 110 Euro lassen sich auch nicht willkürlich aufteilen, sondern nur jeweils komplett für eine Veranstaltung nutzen.

Weiterer Nachteil der Reform: Die Bundesregierung hat mit ihrer Gesetzesnovelle frühere Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) ausgehebelt. Laut dieser waren bei der Berechnung nur die individuell zurechenbaren Kosten für die jeweiligen Beschäftigten zu berücksichtigen. Nach der bis 2015 geltenden höchstrichterlichen Rechtsprechung durften etwa Aufwendungen für Partner, Partnerinnen oder Angehörige rechnerisch außen vor bleiben. Deren Kosten fließen nun bei den Kosten von Betriebsfeiern pro Mitarbeiter in die Berechnung aller Gemeinkosten der Feier. Der Freibetrag von je 110 Euro für maximal zwei Ausflüge oder Feiern pro Jahr ist – insbesondere mit Begleitpersonen und etwas glanzvollerem Programm – also ruckzuck überschritten.

Bei der USt bleibt die Freigrenze

In eigener Sache müssen Fleischereiunternehmer bei einem Betriebsausflug stets auf die Umsatzsteuer achten. Hier handelt es sich bei dem Höchstbetrag von 110 Euro nämlich weiterhin um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Anders als bei der Lohn- und Einkommensteuer. Das bedeutet: Überschreiten die Kosten pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin und auch pro Betriebsausflug oder -feier diesen Betrag, entfällt der Vorsteuerabzug für die gesamten Aufwendungen also komplett. Die aufgewendete Vorsteuer ist dann nicht mehr absetzbar.

Ansonsten können Fleischereiunternehmer Ausgaben für einen Betriebs­ausflug unbegrenzt steuerlich ansetzen. Auch, wenn die Kosten pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin über dem 110-Euro-Freibetrag liegen. Die Frage, wie viele Betriebsausflüge oder -feiern pro Jahr stattfinden, ist hierfür unerheblich. Für die Beschäftigten hingegen ist es wichtig, dass die Kosten für Betriebsfeiern pro Mitarbeiter und Jahr innerhalb des Steuerfreibetrags bleiben – denn nur so bleibt der geldwerte Vorteil für sie steuerfrei. Deshalb sollten die Kosten genau kalkuliert sein. Bei Betriebsausflügen eingerechnet werden unter anderem die Ausgaben für

• die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten,
• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
• Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
• Geschenke, auch die nachträgliche Überreichung dieser an Beschäftigte, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber für eine deswegen gewährte Barzuwendung,
• Zuwendungen an Begleitpersonen von Beschäftigten,
• Barzuwendungen, wenn ihre zweck­entsprechende Verwendung sichergestellt ist,
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, beispielsweise für Räume, Beleuchtung oder einen Eventmanager.

Achtung: Die für Reisekosten sonst grundsätzlich geltende Lohnsteuerfreiheit ist beim Betriebsausflug für die Berechnung des 110-EUR-Freibetrags ausgeschlossen.

Absagen können Kosten pro Mitarbeiter erhöhen

Eine weitere steuerliche Falle tut sich rund um Betriebsausflüge auf: Sagen Beschäftigte oder deren Angehörige kurzfristig die Teilnahme ab, verteilen sich die für die Steuer der Beschäftigten relevanten Kosten auf die tatsächlich Anwesenden – nicht auf alle zuvor Angemeldeten. Die Kosten pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin für Betriebsfeiern können also auch durch Absagen ungeplant steigen. Der Bundesfinanzhof hat höchstrichterlich ein anders lautendes Urteil des Finanzgerichts Köln aufgehoben. (Az.:VIR31/18). Mit Blick auf die Kosten für Betriebsfeiern sollten Fleischereiunternehmer daher sicherheitshalber nicht zu knapp kalkulieren. Sonst fallen womöglich durch unerwartete Absagen plötzlich Steuern und Abgaben an.

Besonders ausflugs- und feierfreudige Fleischereimeister und ihre Belegschaften können natürlich auch mehr als zweimal pro Jahr einen Betriebs­ausflug machen oder feiern und dafür Kosten steuerlich geltend machen. Die über den je 110 Euro liegenden Ausgaben sowie die für eine dritte oder vierte Betriebsveranstaltung im Jahr anfallenden Kosten sind für Beschäftigte steuer- und sozialabgabenpflichtig – entsprechend der jeweiligen Steuerklasse. Geschickterweise nutzen Fleischereimeister den Steuerfreibetrag dann für die beiden Anlässe, deren Kosten nahe an den 110 Euro liegen. Für sie lohnt es sich also auch dann, die Kosten pro Mitarbeiter und Mitarbeiterin für die Betriebsfeiern genau zu kalkulieren. Und für die übrigen voll steuer- und abgabenpflichtigen Veranstaltungen und deren Kosten können Unternehmen den geldwerten Vorteil für ihre Beschäftigten auch pauschal mit 25 Prozent versteuern und dies als „sonstige betriebliche Aufwendungen“ verbuchen.

Wichtig ist auch die Abgabe an die Künstlersozialkasse, falls Fleischereiinhaber für den Betriebsausflug oder eine anschließende Feier Künstler engagiert haben. Auf die Gagen von Band, Feuerkünstler oder Walk-Actors beispielsweise fällt die Künstlersozialabgabe an. Diese beträgt derzeit 5,0 Prozent und ändert sich jährlich.

Damit aus der eigentlich erfreulichen Angelegenheit Betriebsausflug keine lästige Pflichtveranstaltung wird, sollten Fleischermeister das Zauberwort „Betriebliche Übung“ kennen und die Faustregel: „Dreimal Betriebsausflug, immer Betriebsausflug“ beherzigen. Das Entstehen einer betrieblichen Übung können Fleischermeister beispielsweise vermeiden, indem sie auf der Einladung die Freiwilligkeit des Betriebsausfluges zum Ausdruck bringen. Sie verhindern so etwa, dass Beschäftigte Lohnfortzahlung während eines Betriebsausflugs einklagen.

Für manche Fleischereibetriebe wichtig zu wissen: Anders als bei sozialen Angelegenheiten hat der Betriebsrat beim Betriebsausflug kein Mitbestimmungsrecht nach §87 Abs.1 Nr.8 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG), entschied das Bundesarbeitsgericht (Az.:1ABR35/97). Ein Betriebsausflug ist der Rechtsprechung zufolge keine Sozialeinrichtung, weil es an der nötigen Institutionalisierung fehlt. Das Unternehmen kann einen Betriebsausflug während der Arbeitszeit im Rahmen einer freiwilligen Betriebsvereinbarung nach §88 BetrVG kollektivrechtlich festlegen. Setzen Unternehmen den Betriebsausflug allerdings als Belohnung ein, bekommt dieser Prämiencharakter – und der Betriebsrat darf dann doch darüber mitbestimmen. Ausnahme von dieser Regel wiederum ist: Wenn der Betriebsausflug als Prämie in einer individuellen Vereinbarung mit den einzelnen Beschäftigten festgelegt wurde, gibt es hierfür kein Mitbestimmungsrecht.

Unfallversicherung greift nicht für alle

Halten Unternehmen die Formalien ein, erfasst der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung beim Betriebsausflug beispielsweise auch die Winterwanderung einer Abteilung, hat das Bundessozialgericht entschieden. Allerdings gilt der Schutz durch die gesetzliche Unfallversicherung beim Betriebsausflug nicht für mit eingeladene Partnerinnen oder Partner sowie Familienangehörige. Für diese müssen Fleischereiunternehmer gegebenenfalls eine Zusatzpolice abschließen. Auch hilfreich ist es, für den Betriebsausflug gleich die Hin- und Rückfahrt zu organisieren. Dann können alle Mitreisenden auch zum Abend hin vielleicht noch Bier oder Wein zum Essen trinken. Das dient der Fürsorgepflicht und der Absicherung. Verlängern Beschäftigte den Betriebsausflug eigenständig, greift die betriebliche Unfallversicherung ab dann nicht mehr.

Spendieren Fleischereiunternehmer ihren Beschäftigten einen Ausflug als Belohnung, gilt der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung grundsätzlich nicht, urteilte das Sozialgericht Darmstadt vor einigen Jahren im Fall einer Mitarbeiterin, die sich beim Snowmobil-Fahren in Lappland an der Wirbelsäule verletzt hatte (Az.:S 3 U 27/07). Denn eine Belohnungsreise, die die Firma nur verdienten Beschäftigten anbietet, ist keine betriebliche Gemeinschaftsveranstaltung im Sinne von Betriebsausflug oder Sommerfest, an der alle teilnehmen können, so die Richter. Für eventuelle Versicherungslücken bei Angehörigen oder auch Teilnehmern von Incentivereisen sollten Fleischereiinhaber zusätzlichen Versicherungsschutz prüfen.