Für den Chef und sein Team kann die ständige Flut externer Informationen belastend sein. Es geht um Änderungen der Hygienevorschriften, Haltbarkeitsvorschriften, Umgang mit Abfällen, Verarbeitungshinweise, Lieferanten- und Verbandsmitteilungen. Viele Informationen sind überflüssig, manche jedoch unverzichtbar.
Besonders neue Mitarbeiter fühlen sich angesichts der Fülle an Informationen überlastet und sind verunsichert durch so viel Bürokratismus. Manche Informationen sind unverständlich, mit anderen ist man nicht einverstanden. Der Chef hat die Aufgabe, die Mitarbeiter zu informieren und darauf zu achten, dass vor allem gesetzliche Vorschriften eingehalten werden.
Mitteilungen sind so abzulegen, dass sie im Bedarfsfall schnell auffindbar sind. Im digitalen Zeitalter scannen einige Firmen die eingehenden Print-Unterlagen, so dass diese im Computer nachlesbar sind. Man kann sie noch zusätzlich als ausgedrucktes Exemplar in einem Ordner ablegen. Bei Änderungen müssen die Texte aktualisiert werden. Braucht man spontan bestimmte Infos, kann man zwar den Chef fragen, doch sind Rückfragen aufwändig und nicht immer steht der Informant gleich zur Verfügung. Besonders wichtige Informationen quittiert jeder durch seine Unterschrift, dass er den Text erhalten und gelesen hat. Durch die Unterschrift werden Mitteilungen ernst genommen.
Lange Fließtexte ohne Hervorhebungen erschweren die Lektüre. Durch Markierungen muss man nicht lange suchen, bis man wichtige Textstellen gefunden hat. Durch Unterstreichungen oder Randnotizen des Chefs weiß das Team, was besonders wichtig ist.
Der Informationsbedarf des Mitarbeiters
Was einen Mitarbeiter nicht betrifft oder ihm keinen unmittelbaren Nutzen bringt, interessiert ihn kaum, er nimmt diese Informationen nur ungern auf und vergisst sie meist schnell. Einerseits klagen viele über ein Zuviel an Informationen, andererseits wird aber auch bemängelt, dass man über Vorschriften oder interne Vorgänge im Betrieb zu spät oder unzureichend informiert wird.
In der Regel wollen Mitarbeiter auch über Veränderungen informiert werden, die nicht direkt ihr Arbeitsgebiet betreffen, etwa ob ein Azubi gesucht wird, ob sich Zuständigkeiten für bestimmte Aufgaben geändert haben oder auch ob es Planungen gibt, in eine neue Küchentechnik zu investieren. Manchmal hält der Chef Informationen bewusst zurück, damit es im Team nicht zu Diskussionen kommt. In jedem Fall sollte das Team über Änderungen auf der Homepage informiert werden. Am Ende weiß sonst der Kunde mehr als der Mitarbeiter.
Bei der Beschaffung oder der Lieferung von Informationen wird unterschieden zwischen dem „Push-Prinzip“ (Bringschuld: die Informationen werden gegeben) und dem „Pull-Prinzip“ (Holschuld: die Informationen werden eingeholt). Der Betrieb sollte regeln, welche Informationen Hol- und welche Bringschuld sind.
Beim Push-Prinzip liefert der Chef die Informationen an sein Team und übernimmt auch für die Inhalte und eine schnelle Weiterleitung die Verantwortung. Er trifft die Entscheidung, welche Informationen für die Mitarbeiter relevant sind. Als Sender wird er den Mitarbeitern durch seine Kommentare die Bedeutung der Anweisung klarmachen, zum Beispiel wenn Hygiene- oder Sicherheitsvorschriften umzusetzen sind. Kommt es durch Nichteinhaltung einer Vorschrift zu einem Schadensfall, kann der Mitarbeiter eine Abmahnung erhalten.
Reaktion der Mitarbeiter auf Vorschriften
Durch die tägliche Routine werden Sicherheitsfragen in der Produktion oft unterschätzt, es ist ja bisher auch noch nichts passiert. Sätze wie: „Ich kenne mich gut aus“, „Ich bin doch Profi“, „Mir passiert schon nichts“ zeigen die eine gewisse Ignoranz, die eben gerade häufig Ursache für Arbeitsunfälle ist. Besonders Angestellte mit Sprachschwierigkeiten und neue Mitarbeiter im Team erkennen Risiken nicht, beachten die Arbeitssicherheit zu wenig und nehmen das Thema auf die leichte Schulter.
Gemäß § 12 ArbSchG ist der unmittelbare Vorgesetzte oder Teamleiter verpflichtet, neue Mitarbeiter bei Arbeitsantritt einzuweisen und Vorsichtsmaßnahmen gegen Arbeitsunfälle zu treffen. Dabei muss sichergestellt werden, dass Mitarbeiter mit schlechten Deutschkenntnissen die Unterweisung genau verstanden haben. Weil selten etwas passiert, ist betriebliche Unfallverhütung kein aktuelles Thema. Auch Zeitdruck führt dazu, dass man Sicherheitsmaßnahmen und gesetzliche Vorschriften leichtfertig missachtet. Fehlendes Wissen um die Gefahren am Arbeitspatz führen zum Unfall. Der Arbeitgeber ist nicht nur verpflichtet, das Personal zu informieren, er muss auch kontrollieren, ob die gesetzlichen vorgeschriebenen Maßnahmen eingehalten werden.
Unfallverhütungsvorschriften sind nicht nur aushangpflichtig, sie müssen auch aktualisiert werden. Es ist gut, wenn sich die Arbeitskollegen untereinander an die Einhaltung erinnern und bei einem Verstoß aufmerksam machen.
Mündlich oder schriftlich informieren
Der Arbeitgeber nimmt externe Informationen auf und entscheidet, was er weitergibt, er selektiert jede Nachricht. Dabei muss entschieden werden, ob die Info mündlich oder schriftlich weitergegeben wird. Um Zusammenhänge zu verstehen, sind Mitarbeiter auch an Hintergrundwissen interessiert. Informationen zu erhalten, wird vom Personal als Zeichen der Wertschätzung gesehen.
Mündliche Informationen werden anders aufgenommen als schriftliche, es kann schnell zu Missverständnissen kommen. Denn gesagt ist nicht gehört, gehört nicht verstanden und verstanden nicht einverstanden. Deshalb sollten wichtige Mitteilungen zusätzlich schriftlich erteilt werden, schon deshalb, weil Geschriebenes vom Empfänger sehr ernst genommen wird, und man im Schadenfall nicht in Beweisnot gerät. Die mündliche Weitergabe ist zwar unbürokratisch, führt aber auch zu Diskussionen, oft verbunden mit der Gefahr, dass Anordnungen nicht eingehalten werden oder Mitarbeiter eher unbequeme Anweisungen bewusst nicht verstehen wollen.
Behördliche Vorschriften sind jedoch grundsätzlich einzuhalten, gewünschte Ausnahmen müssen beantragt und ausdrücklich erteilt werden.
Informationen und ihr Wert
Die Lieferung von Informationen ist keine Einbahnstraße. Mitarbeiter müssen auch ihrem Chef Nachrichten überbringen. Chef und Mitarbeiter befinden sich wechselweise in der Rolle des Empfängers und des Senders. Durch klare Vorgaben weiß das Team, welche Informationen bis wann an Vorgesetzte zu liefern sind. Bei Kontrollen informiert man sich über Arbeitsfortschritte und die Einhaltung von Terminen. So wichtig die Regulierung des Informationswesens ist, eine „Regelwut“ muss vermieden werden. Ein perfektes Informationssystem muss auch Ausnahmen zulassen.
Der Wert von Informationen hat verschiedene Qualitäten:
- „Muss-Informationen“ gefährden bei Nichterhalt die Qualität des Arbeitsergebnisses oder erhöhen das Risiko. Bei Sicherheitsvorschriften ist der Aushang vorgeschrieben. Neben gesetzlichen Vorschriften haben interne Arbeitsanweisungen einen hohen Stellenwert.
- „Kann-Informationen“ sind Informationen, die der Mitarbeiter nur auf Anfrage erhält und die den Arbeitsablauf nicht wesentlich beeinflussen. Hierzu zählen zum Beispiel Berichte aus der Fachpresse.
- „Plus-Informationen“ erweitern eine Information durch Kommentare und eigene Meinungen. Sie sind nur für wissbegierige Mitarbeiter geeignet, die den Hintergrund erfahren möchten. Nicht jeder will bis ins kleinste Detail informiert werden.