Bislang wurden Arbeitszeiten häufig noch per Excel-Liste oder auf einem Blatt Papier erfasst. Das soll sich laut dem Grundsatzurteil vom BAG (Bundesarbeitsgericht) vom 13. September 2022 ändern und die digitale Arbeitszeiterfassung wird Pflicht.
Schon vor drei Jahren hat ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) die Arbeitgeber ihrer Mitgliedstaaten aufgefordert „ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die geleistete Arbeitszeit gemessen werden kann.“ Der Gerichtshof möchte mit diesem Urteil die Rechte der Arbeitenden stärken. Aber das Gesetz stellt viele Betriebe vor Herausforderungen, die in der Vergangenheit komplexe und kostenintensive Softwarelösungen zur digitalen Zeiterfassung abgelehnt haben.
NIOLOG, Bonn, geht bei der digitalen Zeiterfassung neue Wege: Keine App, kein GPS-Tracking, keine Anschaffungskosten für betrieblich genutzte Mobilfunkgeräte. Zusätzlich ermöglicht das patentierte Verfahren „zur zeitspezifischen Ermittlung des Standorts einer Person“ eine manipulationssichere und sekundengenaue Zeiterfassung. Sie basiert nur auf der Anzahl der Standorte und ist unabhängig von der Anzahl der Nutzer. Das spart Geld und bietet Flexibilität bei der Erfassung von digitalen Arbeitszeiten vom eigenen Team, aber auch von externen Dienstleistern, die bei Bedarf den NIOTag zusätzlich für die Dokumentation eigener Tätigkeiten nutzen können.
Das manipulationssichere System besteht aus der Hardwarekomponente NIOTag mit QR-Code/NFC-Chip und der cloudbasierten Schaltzentrale Niolog Management Portal. Die kleinen NIOTags – wahlweise mit oder ohne Einmal-Code-Generator – sind im Handumdrehen an den Bestimmungsorten (Laden, Filiale, Produktionsbetrieb) befestigt. Zum Check-in scannen die Mitarbeiter mit dem Handy den QR-Code auf dem NIOTag und authentifizieren sich mit einer persönlichen ID und PIN.
Nach Beendigung der Arbeitstätigkeit erfolgt der Check-out auf die gleiche Weise. Im Management-Portal werden dann in Echtzeit die Arbeitszeiten der jeweiligen Mitarbeiter erfasst und stehen für das Reporting zur Verfügung. Standorte, Daten zum Team und Arbeitsformulare können binnen Sekunden flexibel – rund um die Uhr und ortsunabhängig – angepasst werden.
Die Arbeitsformulare erscheinen nicht nur in Echtzeit auf dem Display der Mitarbeiter vor Ort, sondern simultan auf einem virtuellen Handy im Management-Portal für das Plus an Kontrolle der Datenein und -ausgabe.