Die E-Rechnung steht in der Tür

Ab 2025 sieht die E-Rechnung anders aus: Seit Jahresbeginn müssen alle Unternehmen E-Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen können – manche auch versenden, spätestens 2027. Die Pflicht gilt teilweise für Fleischereien, die Firmenkunden beliefern, nicht für die Rechnungsstellung an Privatkunden.

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Zahlreiche Unternehmen sind bereits verpflichtet, E-Rechnungen zu schreiben. Wer beispielsweise mit öffentlichen Auftraggebern des Bundes oder der Länder Geschäfte abwickelt, für den könnte die E-Rechnung schon seit längerem Alltag sein. Manche Fleischereibetriebe, die Firmenkunden beliefern, sind von Januar 2025 an verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen, andere spätestens 2027. Alle Unternehmen müssen seit Jahresbeginn in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und revisionssicher abspeichern zu können.

Das ist keine ganz triviale Übung, denn eine PDF-Datei geht seit Jahresbeginn nicht mehr als E-Rechnung durch. Die Definition einer E-Rechnung hat sich zum Jahresbeginn 2025 grundlegend geändert. Wie bisher auch, unterscheidet der Gesetzgeber zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Aber eine E-Rechnung können Unternehmen seither nur noch in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Datenformat erstellen, übermitteln und empfangen sowie elektronisch verarbeiten.

Welche Vorgaben eine E-Rechnung erfüllen muss, das legt die europäische Normenreihe EN 16931 fest. Die E-­Rechnungsverordnung des Bundes regelt den Rechnungsaustausch zwischen der Bundesverwaltung und ­ihren Lieferanten. Die einzelnen Bundesländer setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU eigenständig um. Was im Geschäftsverkehr mit Bund und Bundesländern gilt, können Fleischereiunternehmer im E-Rechnungsportal des Bundes nachlesen unter https://www.e-rechnung-bund.de/.

PDF-Dateien sind keine E-Rechnung

Auch ohne Verpflichtung versenden viele Unternehmer ihre Rechnungen schon längst im PDF-Format oder auch beispielsweise als . tif-, . jpeg- oder . docx-Datei. Dies dürfen sie auch grundsätzlich weiter tun, sofern sie nicht zu einer normgerechten E-Rechnung verpflichtet sind. Die genannten Formate bleiben weiterhin erlaubt – aber fallen künftig unter „sonstige Rechnungen“.

Die für den Rechnungsversand beliebten PDF-Rechnungen sind zwar digital – aber entsprechen nicht der europäischen Normenreihe EN 16931. Unternehmer erfüllen die europäischen Vorgaben an eine E-Rechnung seit 1. Januar 2025 nur noch, wenn sie sie im XRechnungsformat oder dem ZUGFeRD 2.X-Format erstellen.

Das XRechnungsformat

Die XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz – und damit ein rein maschinell auslesbarer Datensatz. Fleischereien können darin also auch nicht ihr Firmen- oder Corporate Design einbringen. Grafische Elemente sind nicht vorgesehen.

Und nicht nur das: Eine XRechnung ist für das menschliche Auge schlecht oder gar nicht lesbar. Dafür kann eine geeignete E-Rechnungssoftware die E-Rechnung automatisch erstellen, empfangen und revisionssicher archivieren.

Das ZUGFeRD 2.X-Format

Rechnungen im ZUGFeRD-Format sind dagegen sowohl für Maschinen, als auch das menschliche Auge lesbar. Dieses Format ermöglicht Unternehmern und ihren Mitarbeitern damit auch, ihre E-Rechnungen bei Bedarf nach dem Schreiben und auch als Empfänger selbst nochmal zu kontrollieren. Auch können Unternehmer beim Schreiben der E-Rechnung das Design gestalten und damit ihrer Marke Geltung verleihen. Technisch kommen beim ZUGFeRD-Format zwei Dateien zusammen: eine PDF-Datei, in die quasi unsichtbar eine XML-Datei integriert ist. Diese dürfen auf keinen Fall voneinander getrennt werden, sondern müssen unveränderbar zusammen archiviert werden.

Um eine ordnungsgemäße E-Rechnung auch korrekt abzuspeichern und gemäß den GoBD, also den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff zu verarbeiten, geht es ohne spezielle Software nicht mehr.

Mindestvoraussetzung für den Empfang von E-Rechnungen ist eine eigene E-Mailadresse speziell für den Rechnungseingang. Kostenfrei auslesen lassen sich empfangene E-Rechnungen im ElStEr-Portal der Finanzverwaltung unter https://www.elster.de/eportal/­e-rechnung, auf der E-Rechnungsplattform von Datev unter https://­e-rechnungsplattform.datev.de/ – bis 25 Rechnungen monatlich ist der Empfang kostenlos, der Versand kostet fünf Euro – oder auch über den Open-Source Quba-Viewer. Komfortabler und mit Services je nach speziellem Bedarf des Unternehmens – mit oder Buchhaltung oder auch Schnittstelle zur Steuerverwaltung etwa – sind Softwares von Anbietern wie Datev, Easybill, Fastbill, Lexware, Sage, Sevdesk oder auch beispielsweise WiSo Mein Büro.

E-Rechnungen von Lieferanten

Dass seit Beginn 2025 sämtliche Unternehmen in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und damit dann auch revisionssicher elektronisch zu verarbeiten, der Grund dafür ist so einfach wie logisch. Als Unternehmer sind sie für ihre Lieferanten ein B2B-Kunde. Damit muss dieser ihnen spätestens ab Januar 2027 eine E-Rechnung ausstellen, die den europäischen Vorgaben entspricht. Die Möglichkeit müssen jedenfalls von nun an sämtliche Unternehmen anbieten. Dies betrifft also auch jene Fleischereibetriebe, deren Kunden ausschließlich Privatpersonen sind und die die Pflicht zur E-Rechnung nicht oder noch nicht trifft. Der Grund ist ebenso einfach wie logisch: Das ist der Zeitplan für die Umstellung darüber hinaus:

• Ab 1. Januar 2026 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € anderen Unternehmen eine E-Rechnung für ihre Leistungen schreiben.
• Und ab dem 1. Januar 2027 sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, für ihre B2B-Kunden E-Rechnungen zu erstellen.

Auch Ausnahmen gibt es: Unternehmen dürfen Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise weiter als sonstige Rechnungen ausstellen. Auch Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden trifft die Pflicht zur E-Rechnungsstellung nicht. Bis Ende 2027 können Unternehmer auch EDI-Rechnungen weiter nutzen – die allerdings zwar elektronisch sind, aber nicht der EN 16931 entsprechen.

Weniger Buchungsfehler

Auch ohne Verpflichtung sollten Fleischermeister aber mal über eine Umstellung auf E-Rechnungen nachdenken. Denn diese bringen ein paar wesentliche Vorteile mit sich. So sparen Unternehmer damit nicht nur Material, sondern zunehmend auch Zeit. Durch die elektronische Verarbeitung im strukturierten E-Rechnungsformat können Fleischereiunternehmer ihr Warenwirtschaftssystem enger mit der Buchführung verknüpfen – und gleich mit erledigen. Mit der Umstellung dürfte die Gefahr von Buchungsfehlern sinken – schon weil die Daten nicht mehrfach erfasst werden müssen. Auch lassen sich Beanstandungen zügiger bearbeiten, da E-Rechnungen rascher an die Fachabteilungen weitergegeben sind. Und bei Unstimmigkeiten oder auch einer späteren Betriebsprüfung lässt sich auf archivierte E-Rechnungen schneller zugreifen, als auf solche aus Papier.