Private Unterlagen im Griff

Für ihre geschäftlichen Unterlagen müssen Fleischermeister genaue Vorgaben befolgen, welchen Beleg sie wie lange aufbewahren müssen. Für private Unterlagen sind die Pflichten überschaubar. Hier aufzuräumen und manches auch einfach zu behalten, lohnt sich aber auch.

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Die Buchführung ist in Schuss, die Unterlagen für den Steuerberater vielleicht auch bereits zusammengestellt. Wer jetzt nicht bereits ins Veranstaltungs- beziehungsweise Saisongeschäft startet oder aus anderem Grund Hochsaison verzeichnet, für den wäre jetzt eine gute Gelegenheit, gleich auch noch für Ordnung in der privaten Ablage zu sorgen. Auch das private Arbeitszimmer auszumisten, ist sehr motivierend. Plötzlich stehen wieder ganze Regalmeter und neue Ecken zur Verfügung.

Seit Jahren schon ist ein wahrer Boom um den Markt rund ums Ausmisten und Aufräumen entstanden. Aus gutem Grund: Gewisse Strukturen helfen und motivieren einfach – privat wie geschäftlich. Sehr im Trend liegt seit Jahren, was die japanische Aufräumexpertin Marie Kondo („Magic Cleaning. Wie Wohnung und Seele aufgeräumt bleiben“) empfiehlt. Ihre Regel fürs magische Ausmisten ist leicht: Kleider, Bücher, Papiere und Unterlagen, Kleinkram und Erinnerungsstücke und zum Schluss die Küche. Warum genau in dieser Reihenfolge? „It’s magic“, sagt Kondo – das ist Magie.

Fleischermeister können sich daran orientieren – oder auch einfach gleich ins private Arbeitszimmer gehen und nach der geschäftlichen auch ihre private Buchhaltung in Ordnung bringen. Da ist immer etwas zu erledigen.

Über Aufbewahrungsfristen, die Fleischereiunternehmer etwa mit Blick auf eine mögliche Betriebsprüfung und die so wichtigen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Datenverarbeitung (GoBD), war hier ja bereits zu lesen. Doch auch bei manchen rein privaten Unterlagen sollten Fleischereiinhaber gut überlegen, was endlich weg kann – und was dagegen besser nicht weg sollte. Auch ohne vom Fiskus dafür vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen.

Aufbewahrung empfohlen

Zu beachten gibt es bei der Aufbewahrung privater Unterlagen rechtlich wenig. Privatleute – und auch Fleischermeister haben ein Privatleben – müssen steuerrelevante Belege also etwa für Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen anders als Unternehmer ihre betrieblichen Belege nur zwei Jahre lang aufbewahren – plus Pufferzeit für noch offene Steuerbescheide. Das ist recht einfach.

• Private Kontoauszüge sollten am besten wie betriebliche Unterlagen behandelt werden. Mit Blick auf die längst übliche Prüfpraxis bei einer Betriebsprüfung, für eine Barmittelverkehrsrechnung auch private Geldflüsse zu prüfen, werden sie sie mit großer Wahrscheinlichkeit bei einer Betriebsprüfung auch nach mehr als zwei Jahren noch brauchen. Ansonsten sind keine Vorgaben einzuhalten.
• Private Versicherungsunterlagen gehören zu den Papieren, die aus guten Gründen nicht aussortiert werden sollten. Versicherungsscheine insbesondere laufender Versicherungen sollten also im Ordner mit den privaten Unterlagen bleiben. Ganz wichtig ist der Versicherungsvertrag samt Änderungen – und mit Blick auf Kranken- oder beispielsweise auch Berufsunfähigkeitsversicherungen eine Kopie des eingereichten Gesundheitsfragebogens und sonstiger Angaben. Beitragsrechnungen können nach Ende der Aufbewahrungsfrist weg.
• Private Rechnungen über Arztleistungen sollten Fleischereiunternehmer ebenfalls behalten – zumindest für die Dauer der Gewährleistungsfrist, also drei Jahre. Unabhängig von diesem direkt rechtlichen Aufbewahrungsgrund lohnt es sich aber, gerade diese Rechnungen länger zu behalten – wenn nicht gar unbegrenzt. Patienten können noch nach bis zu 30 Jahren Schadensersatzforderungen geltend machen, falls ihnen ein Schaden aus einer Behandlung entsteht.Aufbewahren ist durchaus auch nach einer erfolgreichen Behandlung ratsam: Weiß man, ob nicht das womöglich neuartige Material von dem Implantat für Zähne oder Gelenk sich in einigen Jahren einmal als gesundheitsschädlich herausstellt? Oder sich eine Behandlungsmethode als fahrlässig herausstellt – weil zum Behandlungszeitpunkt bereits bekanntermaßen gesundheitsschädlich oder auch einfach unnütz, aber belastend? Gesundheitliche Schäden können auch nach Jahren noch auftreten.Und ganz unabhängig von wirtschaftlichen Ansprüchen: Wer bei einer unklaren Diagnose später noch einen Blick in alte Arztrechnungen und gegebenenfalls auch Befunde tun kann, hilft vielleicht damit einem behandelnden Arzt, die richtige Diagnose und Behandlungsmethode zu finden. Auch das ist ein guter Grund, fürs Aufbewahren.
• Rechnungen der Autowerkstatt für das Privatauto sollten Fleischermeister in ihrem Ordner mit den privaten Unterlagen behalten, solange die Gewährleistung läuft.
• Rechnungen von teuren Geräten sollten gar nicht weg, solange sie genutzt werden. Kommt es zu einem Schaden oder vielleicht auch einem Einbruchdiebstahl, verlangt die Hausratversicherung für die Wertermittlung der Einrichtung meist die Originalrechnungen.
• Private Spar- oder Kreditunterlagen sollten Fleischer ebenfalls aufheben, solange die Verträge laufen. Kontoauszüge können für regelmäßige Auszahlungen bis zu vier Jahre als Beweismittel herangezogen werden, für unregelmäßige Zahlungen bis zu zwei Jahre.
• Private Finanzamtsangelegenheiten sind ebenfalls aufbewahrungswürdig. Zahlungsaufforderungen für Einkommensteuervorauszahlungen und ähnliches können natürlich rasch weg. Steuerbescheide sollten Fleischermeister dagegen ruhig abheften und behalten. Verpflichtet sind sie rechtlich dazu nicht, aber für Unterhaltszahlungen oder Kreditanträge ist zumindest der jüngste Steuerbescheid stets wichtig.
• Lohnzettel, etwa des Ehepartners, sowie Renteninformationen beider Partner sollten generell auch Unternehmer in einem großen Ordner aufbewahren – und behalten. Diese Unterlagen gehören nicht in den Müll – am besten bis nach Beginn der Rente: bis gesichert ist, dass die Rente in der erwarteten Höhe geleistet wird und alles soweit seinen korrekten Gang geht. Die für die Berechnung der Rente nötigen Daten sind zwar natürlich bei den Rentenversicherungsträgern gespeichert. Aber falls auf deren Computern doch mal Daten verloren gehen, wären diese privaten Belege ein Beweismittel, wie lange wo gearbeitet und eingezahlt wurde. Außerdem sollen sich auch Ämter gelegentlich mal vertun. Um mögliche Fehler in der Berechnung später nachweisen zu können, sollten Unternehmer die Daten sicherheitshalber lieber behalten – bis klar ist, dass sie nicht mehr nötig sein werden.
• Impfausweise sowie Geburts- und Heiratsurkunden und auch Zeugnisse jeder Art sollten ein Leben lang im Haus bleiben – am besten in einem eigenen Ordner.

Wer dann mit den privaten Belegen fertig ist, kann daran gehen, den Rest der Aufräum-Magie zu vollbringen – wenn er mag. Die besteht ganz vereinfacht darin, nicht darüber nachzudenken, was weg darf und soll – wie es bei der Buchhaltung durchaus sinnvoll ist – sondern stattdessen zu überlegen, was man behalten will. Und alles andere wegzuwerfen. Auch hier gilt die magische Reihenfolge: Kleider, Bücher, Papiere und Unterlagen, Kleinkram und Erinnerungsstücke und zum Schluss auch noch die Küche. Schon ist der Frühjahrsputz erledigt.