Stirbt der Chef unerwartet, bricht in vielen Firmen Chaos aus. Der Zugriff auf Bankkonten ist gesperrt, Kennwörter fehlen und Geschäftsunterlagen sind nicht auffindbar. Hinterbliebene und Mitarbeiter bangen um ihre Existenz. Mit einem Notfallordner können Unternehmer vorsorgen.
Der Notarzt gab nach 53 Minuten auf. Die Reanimation nach dem Verkehrsunfall blieb erfolglos. Fleischereimeister Oskar L. ist tot. Der 54-Jährige aus der Nähe von Düsseldorf hinterlässt eine Frau und zwei schulpflichtige Töchter. Neben dem Schmerz steht die Frage im Raum, wie es mit dem Betrieb des Verstorbenen und den zehn Mitarbeitern weitergehen soll.
Zum menschlichen Drama kommt ein zweites: Die Witwe ist zahlungsunfähig. Trotz gedecktem Konto kann sie weder Löhne noch die Stromrechnung des Betriebs begleichen. Was fehlt, sind passende (Bank-)Vollmachten. Unternehmer, Macher zu Lebzeiten, hinterlassen ein berufliches Chaos, wenn sie verunglücken oder schwer erkranken.
„Das was Martina L. erlebt, teilen viele Hinterbliebene von Geschäftsinhabern“, konstatiert Markus Sobau, IHK-zertifizierter Erbschaftsplaner und Generationenberater. Daher sollten Selbstständige, Geschäftsführer oder Vorstände eine Notfallakte anlegen, rät der Finanzplaner. Darin liegen Kopien der wichtigsten Dokumente, zuallererst Vorsorgevollmacht, Patienten- und Betreuungsverfügung. Diese regeln, wer im Notfall Zugriff auf welche Bankkonten hat, unter welchen Umständen die Herz-Lungen-Maschine abgestellt wird oder wer im Falle einer kognitiven Einschränkung Entscheidungen treffen darf. „Befinden sich dann noch Ehevertrag sowie Testament im Notfallordner, können Erben schnell ermittelt werden und sind somit handlungsfähig“, weiß der Finanzexperte.
Laut IHK ist es überdies sinnvoll, eine Telefonliste mit Nummern wichtiger Kunden, Lieferanten und Hausbanken in die Akte zu packen. Auch Kredite, Leasingverträge, Versicherungen, Jahresabschlüsse und Privatdarlehen sollten kopiert im Notfallordner liegen.
Schlussendlich helfen Listen über Passwörter, PIN-Nummern, Bankschließfächer, Patente, Lizenzen sowie Grundbuchauszüge, die Geschäfte fortführen zu können.
Keine Frage des Alters
Wichtig: Für Betriebsinhaber ist zusätzlich eine Unternehmervollmacht Pflicht. Mit ihr werden Nachkommen oder Ehepartner im Falle eines unerwarteten Ereignisses ermächtigt, einen Stellvertreter als Geschäftsführer einzusetzen. Liegt der Chef nach einem Unfall im Koma, laufen die Geschäfte so weiter und sichern die Existenz. Fehlt das Dokument, können Angehörige erst nach der Testamentsvollstreckung handeln, die sich oft monatelang hinauszögert. Zu spät für viele Unternehmen. Doch die Realität sieht anders aus: „Viele Chefs beschäftigen sich erst mit dem Sammeln der Notfalldokumente, wenn die Nachfolge ansteht“, bedauert Sobau, der mit seiner Firma Confina Unternehmen durch diese Ausnahmesituation begleitet. Durchschnittlich, so Studien, mit 67 Jahren. Nur sind Krankheiten und Unfälle nicht vorhersehbar und treffen auch viel zu oft Jüngere. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) geht davon aus, dass bundesweit in den kommenden Jahren allein mehr als 200.000 Arbeitsplätze vernichtet werden, weil Chefs sich nicht die Mühe machen, für ihren plötzlichen Todesfall rechtzeitig vorzusorgen.
Meist fehlt das Bewusstsein für die eigene Endlichkeit: „Chefs setzen sich nicht gerne mit dem Tod auseinander und ahnen nicht, was sie damit anrichten“, verdeutlicht Sobau. Hinter jedem Mitarbeiter stehen Familien, womöglich mit Krediten für Eigenheime, die bezahlt werden müssen. Die Verantwortung ist groß – auch nach dem Tod.
Natürlich muss die Notfallakte nicht zwingend in Papierform vorliegen. Eine Digitalversion auf einem USB-Stick, der einer Vertrauensperson (Notar, Ehepartner) übergeben wird, ist genauso sinnvoll und durch Updates leichter aktuell zu halten. Die Investition für Vollmachten und Verfügungen liegt zwischen 1.500 bis 2.000 Euro, ist aber im Ernstfall jeden Euro wert.
Stattdessen Vorlagen aus dem Internet zu verwenden, ist Sobau zufolge keine gute Idee. Denn diese enthielten meist Lücken – und genau das gelte es zu vermeiden.