Das schnelle Auffinden von wichtigen Unterlagen, Dokumenten und anderen Belegen setzt voraus, dass das Ablagesystem funktioniert. Das ist in der betrieblichen Praxis häufig allerdings nicht der Fall. Oft kostet die Suche in der Ablage Zeit und Nerven. Das Outsourcing des Dokumenten-Managements kann eine Lösung sein: Hier helfen externe Profis, Verwaltungsprozesse zu optimieren.
Ein schlecht abgelegtes Dokument zu finden, kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Doch auch in papierlosen Büros fischt so mancher Mitarbeiter in der Datenflut nach gespeicherten Dateien. Wertvolle Arbeitszeit und Speicherplatz gehen verloren, weil Dokumente nicht unter einem logischen Namen in einer sinnvollen Ablagestruktur verwaltet werden. „Mithilfe von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) lässt sich Ordnung schaffen“, sagt Guido Schmitz, Vorstand der Beratungsfirma Pentadoc Consulting AG, München, „hierzu können Unternehmen auch die Hilfe von darauf spezialisierten Firmen in Anspruch nehmen.“
In einem DMS werden elektronische Dokumente verschlagwortet und in einer vorgegebenen Struktur übersichtlich archiviert. Doch bieten die Systeme standardmäßig noch weitere Funktionalitäten – in Teilbereichen von Betrieben kommen sowohl die elektronische Archivierung als auch Werkzeuge für das Scannen und Weiterleiten von Dokumenten, elektronische Formulare, Lösungen für sicheres Drucken und Authentifizierung, E-Mail- und Workflow-Management zum Einsatz.
In vielen großen Firmen sind DMS – auch als Bestandteil von Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) – längst üblich. Anders sieht es bei kleineren Mittelständlern aus: Hier setzen laut einer Umfrage des Beratungsunternehmens Dokulife bisher erst rund 40 Prozent DMS ein.
Optimierung ist das Ziel
Das DMS kann entweder vom Unternehmen selbst implementiert oder aber an einen externen Profi ausgelagert werden. In beiden Fällen ist die Einführung in den Fachabteilungen zunächst mit einigen Herausforderungen verbunden. Bestehende Arbeitsabläufe müssen analysiert und transparent gemacht werden, um eine sinnvolle Optimierung zu erreichen. Für das beteiligte Personal bedeutet dies zunächst eine erhebliche Mehrbelastung, ehe es von Arbeitserleichterungen und effizienteren Verwaltungsprozessen profitiert.
Entscheidet sich ein Unternehmen, für das Dokumenten-Management das Know-how eines spezialisierten Outsourcing-Anbieters zu nutzen, führt dieser das System ein, übernimmt die Wartung, Scandienstleistungen, die Akteneinlagerung und weiteren damit verbundenen Services. Zum anderen gibt es Anbieter, die Cloudlösungen zur Verfügung stellen, wie beispielsweise die Verarbeitung von Rechnungen oder die elektronische Personalakte in der Cloud. Solche Lösungen ermöglichen, die Dokumente ortsunabhängig zu nutzen. Sie können somit insbesondere für Unternehmen mit stark dezentraler oder mobiler Struktur in Frage kommen.
Nutzungsabhängige Kosten
Das Auslagern des Dokumenten-Managements bringt den Vorteil mit sich, dass die dabei entstehenden Kosten überschaubar und zudem transparent sind. Der Kunde zahlt in Abhängigkeit von Nutzungsumfang, -intensität und -dauer. Hohe Investitionskosten entfallen und stattdessen wird üblicherweise monatlich abgerechnet, beispielsweise je nach Anzahl der DMS-Nutzer beziehungsweise des DMS-Arbeitsplatzes oder je nach Anzahl der verwalteten Kundenakten. „Unter diesem Aspekt lohnt sich für Mittelständler das Outsourcing“, sagt Guido Schmitz, „dennoch sollte immer unter dem Gesichtspunkt einer gesamtheitlichen DMS-Strategie betrachtet werden, ob es sinnvoll ist.“
Risiken absichern
Durch das Auslagern überantwortet das Unternehmen dem externen Anbieter die Erfüllung von Compliance- und revisionsrechtlichen Vorgaben sowie Datenschutzanforderungen. Häufig liegt darin für Entscheider sogar einer der ausschlaggebenden Gründe, ein DMS überhaupt einzuführen. Trotzdem gilt es im Blick zu behalten, dass damit ein gewisses Risiko einhergeht, denn die gesetzliche Sorgfaltspflicht verbleibt beim Auftraggeber. Dies sollten Unternehmen bei der Auswahl des Outsourcing-Partners berücksichtigen und dessen angebotenen Leistungen entsprechend überprüfen. Zudem ist es sinnvoll, vor Vertragsabschluss ein besonderes Augenmerk auf die Vertragslaufzeit und die Kosten zu richten, die gegebenenfalls bei einem Ausstieg aus der Lösung oder dem Wechsel des Anbieters entstehen. So lässt sich einer zu starken Abhängigkeit vom beauftragten Unternehmen vorbeugen.