Fast alle Unternehmen in Europa sind von digital erzeugten, eingehenden und abgelegten Dokumenten und Daten abhängig. Diese bestimmen die operative und die juristische Handlungsweise sowie die Handlungsfähigkeit von Unternehmen jeder Größe und Branche. Zu fordern sind daher zunehmend EDV-Lösungen, die eine sichere elektronische Erfassung dieser Informationen und den leichten Umgang mit den Daten ermöglichen.
IT-gestützte Dokumentenverwaltung
Die höhere wirtschaftliche Bedeutung von digitalen Daten bringt unweigerlich auch eine erweiterte juristische Bedeutung dieser Informationen mit sich. In den vergangenen Jahren wurden Unternehmen durch Gesetze, Verordnungen und andere Rechtsnormen immer mehr verpflichtet, ihre Dokumente und Daten zu ordnen, nachvollziehbar zu verwalten und unveränderbar zu reproduzieren.
Welcher Handlungsbedarf in der Praxis aber tatsächlich besteht, um den Anforderungen gerecht zu werden, ist individuell für das jeweilige Unternehmen zu klären, ebenso wie die Frage, in welcher Art und Weise Gesetze, Verhaltensregeln und Richtlinien in den Unternehmensalltag einfließen sollen. Schnell sehen sich die Betroffenen dabei mit einer Vielzahl von Fachbegriffen und Abkürzungen wie GDPdU, GoBS, Compliance oder FAIT 3 konfrontiert.
GDPdU
Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) traten in Deutschland am 1. Januar 2002 in Kraft und gelten seitdem für alle Unternehmen. Auf die GDPdU beruft sich zum Beispiel ein Finanzbeamter, wenn er bei Betriebsprüfungen auf die Computersysteme von Unternehmen zugreift. Dabei handelt es sich um die Bereitstellung aller steuerlich relevanten Unterlagen. Unterschieden werden hierbei folgende Möglichkeiten des Datenzugriffs durch den Betriebsprüfer:
-der unmittelbare Lesezugriff (Z1),
-der mittelbare Zugriff über Auswertungen (Z2)
und
-die Datenüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3).
Für die Datenüberlassung sind unterschiedliche Formate zugelassen, die auch miteinander kombiniert werden können. Mittlerweile gibt es eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums für einen entsprechenden Beschreibungsstandard. Die Formate wurden durch das Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 aufgrund einer Änderung in der Abgabenordnung (AO) festgelegt und ergeben sich insbesondere aus § 147 Abs. 6 AO und § 146 Abs. 5 AO.
GoBS und FAIT3
Die GDPdU sind in Bezug auf die Aufbewahrungspflichten in engem Zusammenhang mit den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) zu sehen.
In diesem Zusammenhang ist die zur digitalen Betriebsprüfung gehörende Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen. Neben der Bereitstellung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format sollte das Verfahren der Zusammenstellung und Bereithaltung der Daten in einer Verfahrensdokumentation dargestellt sein.
Die GoBS liegen in ihrer ursprüngliche Fassung vom 7. November 1995 vor und gelten für alle Kaufleute. Sie sind die von der deutschen Finanzverwaltung durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 7. November 1995 aufgestellten Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen. Die GoBS stellen eine Erläuterung zum Handelsgesetzbuch und zur Abgabenordnung in Bezug auf die ordnungsmäßige Behandlung elektronischer Dokumente dar.
In den GoBS wird die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten und Belege in elektronischen Buchführungssystemen sowie in revisionssicheren Dokumentenmanagement- und Archivsystemen geregelt. Ein wesentlicher Kernpunkt ist das „Interne Kontrollsystem“ (IKS). Die GoBS beinhalten die Vorgaben für die Verfahrensdokumentation, die zum Nachweis des ordnungsmäßigen Betriebes des Systems erforderlich sind.
Unmittelbar haben sie nur für die steuerliche Buchführung Geltung. Da jedoch zahlreiche Unternehmen – insbesondere kleine und mittlere – eine Einheitsbilanz erstellen, wirken sie sich auch auf die handelsrechtliche Buchführung aus und sind als Bestandteile der handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) anzusehen.
Bei „FAIT3“ handelt es sich um eine Empfehlung des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW), die die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren beinhaltet. FAIT3 beruht auf der vorhergehenden Version FAIT1, die die Anwendung der GoB bei Nutzung von Informationstechnologie (IDW RS FAIT1) empfiehlt. Ihre Stellungnahmen des IDW zur Rechnungslegung stehen natürlich nicht im Widerspruch zu geltenden Gesetzen und Verordnungen.
Die Verfahrensdokumentation
Alle gesetzlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten und Belegen müssen von einem Unternehmen erfüllt werden. Die Verfahrensdokumentation dient dazu, dies nachweisen zu können. Sie beschreibt somit vollständig den technischen sowie den organisatorischen Archivierungsprozess.
Bezugnehmend auf den technischen Archivierungsprozess ist der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments nachvollziehbar darzustellen. Dieser beginnt bei der Erstellung und geht über die Indexierung sowie Klassifizierung bis zur Speicherung des jeweiligen Dokuments. Auch das korrekte Finden sowie die Sicherungen inklusive der Wiederherstellung sind zu dokumentieren.
Bei umfangreichen Archivlösungen, wie die des CSB-Systems, unterstützt ein integriertes Record-Management den Anwender bei der Erstellung.
Obwohl keine Regelungen zum Umfang oder Inhalt der Verfahrensdokumentation existieren, sind unstrittig zu dokumentieren:
-der Zweck und der Nutzen der eingesetzten Lösung,
-die technische Systemlösung,
-die Sicherheit der eingesetzten Hardware (Medien, Datensicherung, Replikation) und Software,
-die Prozessabläufe sowie
-die internen Kontrollen.
Empfohlen wird die Einbeziehung eines Wirtschaftsprüfers, der die Vollständigkeit und die Ordnungsmäßigkeit der Verfahrensdokumentation überprüft.
Papiere und E-Mails
Eingehende Dokumente wie Lieferantenrechnungen oder Kontoauszüge können auch weiterhin in Papierform bestehen bleiben. Es existiert kein Zwang, diese in digitaler Form vorzuhalten. Jedoch ist aus betrieblicher Sicht zu prüfen, ob beim Einsatz einer entsprechenden Archiv- und DMS-Lösung auch diese Dokumente in derselben Art und Weise vorgehalten werden wie die Ausgangsdokumente. Heutzutage wird eine Vielzahl von Willenserklärungen in Form von E-Mails verschickt, während der Anteil an versendetem Papier allmählich abnimmt. Sobald eine E-Mail steuer- oder handelsrechtlich interessant wird, muss auch diese archiviert werden. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten grundlegende Vorarbeiten durchgeführt werden. Durch eine kompetente Beratung durch einen ERP- und DMS-Hersteller sowie die Einbindung eines Wirtschaftsprüfers können Leitfäden und Checklisten erarbeitet und ausgefüllt werden. Am wichtigsten ist jedoch, dass ein oder mehrere Mitarbeiter die Verantwortung übernehmen und das gesamte Projekt vorbereiten und koordinieren.
Michael Tkotz, Thomas Linder