Mit der Branchenlösung von SAP optimieren fleischverarbeitende Betriebe ihre Beschaffung, Produktion, Lager- und Distributionslogistik bis hin zum Vertrieb einschließlich eines vollintegrierten Qualitätsmanagements. Die vollständige Integration des internen und externen Finanzwesens schafft ein Höchstmaß an Transparenz und stellt somit die Basis für unternehmerische Entscheidungen dar.
„All-in-One“ für die Fleischbranche
„Der größte Nutzen, den unser SAP-System liefert, liegt in der Betriebsplanung“, berichtet Rupert Kohlhofer, kaufmännischer Leiter der Ponnath Die Meistermetzger GmbH. Das bayerische Familienunternehmen mit 750 Mitarbeitern besteht in der zwölften Generation und gehört zu den ältesten deutschen Herstellern für Wurst- und Schinkenspezialitäten. Im Rahmen der technischen Erneuerung hat sich Ponnath für die betriebswirtschaftliche Standardsoftware „SAP Business All-in-One für die Nahrungs- und Genussmittelindustrie“ entschieden und steuert damit an vier Standorten sämtliche Tagesabläufe von der Produktion über den Vertrieb bis zum Controlling.
Verkaufsfilialen betreibt Ponnath nicht. Stattdessen beliefert der Metzgereibetrieb den Lebensmittelgroß- und -einzelhandel, Autobahnrestaurants sowie Hotels der Mövenpick- und der Hilton-Gruppe. Die Wurstspezialitäten entstehen in Kemnath, Knetzgau, Nürnberg sowie im böhmischen Susice. „Die übergreifende Sicht auf mehrere Standorte war unsere zentrale Forderung an die neue Software“, berichtet Kohlhofer. Die Lösung sollte die Skalierbarkeit besitzen, mit den Anforderungen des Unternehmens zu wachsen, mehrere Sprachen und Währungen abzubilden und dennoch voll konsolidierbar sein. Auch die Kompatibilität zu Partnern wie Händler oder Logistikdienstleister sowie zu relevanten Zertifizierungsstandards war ein wichtiges Thema.
Anforderungen an das IT-System
Bis vor fünf Jahren hatte das Unternehmen eine Comet-Applikation im Einsatz, die nur jeweils eine Betriebsstätte unterstützte und keinerlei Anbindung an die Logistikpartner ermöglichte. Zudem erfüllte das System weder die aktuellen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung, noch ließen sich die Geschäftsabläufe so dokumentieren, wie es der International Food Standard (IFS) vorschreibt. Diese Systemfunktionen mussten durch externe Programme abgebildet werden.
Ende 2003 startete der Fleischwaren- und Wursthersteller den Auswahlprozess für die neue betriebswirtschaftliche Softwarelösung. „Neben der Funktionalität legen wir ganz großen Wert auf die Zukunftssicherheit“, so Kohlhofer. Diese Forderung erwies sich damals für die untersuchte Lösung von Navision als entscheidende Hürde: „Wir bekamen unterschiedliche und widersprüchliche Aussagen“, so Kohlhofer. „Niemand wusste, wie genau Microsoft das Produkt weiterentwickelt und ob die Anwender nicht vielleicht doch eines Tages auf eine amerikanische Software umsteigen müssen. Das war uns zu riskant.“
Das Rennen machte die „SAP Business All-in-One-Lösung für die Fleischwirtschaft“, ein vorkonfiguriertes, auf den Mittelstand zugeschnittenes Paket, das auf der jeweils aktuellen ERP-Lösung basiert – damals war es die Version R/3 4.7 Enterprise. Nach 15-monatiger Einführung ging dieses System im April 2005 in den Produktivbetrieb. Die Implementierung erfolgte in mehreren Schritten: Zunächst im Finanzwesen und Controlling, dann folgten Produktionsplanung, Materialwirtschaft, Qualitätssteuerung und Absatzplanung. Die erste Stufe dauerte drei Monate, die zweite ein gutes Jahr. Eine dreimonatige Pause hatte sich das Unternehmen zwischendurch selbst verordnet: „Von November bis Januar läuft unsere Hauptsaison“, so Kohlhofer, „in dieser Zeit habe ich den Ausbau auf Eis gelegt.“ Da Ponnath keine eigene IT-Infrastruktur aufbauen wollte, wird das IT-System bei einem Outsourcer betrieben. Etwa 100 Anwender greifen über das Netz darauf zu.
Komplette Prozesskette abgebildet
Inzwischen bildet der Fleisch- und Wurstwarenhersteller seinen kompletten Herstellungsprozess mit SAP ab: „Zunächst werden auf Basis der Absatzplanung die Produktionsaufträge über sämtliche Fertigungsstufen bis hin zu den benötigten Rohprodukten im System angelegt“, berichtet Kohlhofer. „Auf dieser Basis erfolgen automatisch die Bestellanforderungen für Fremdbeschaffungen. Gleichzeitig sieht der Produktionsplaner genau, welches Personal er im Schichtbetrieb braucht und wie welche Maschinen ausgelastet sind.“
Durch die Zusammenführung der produktionstechnischen und der kaufmännischen Sicht bildet Ponnath die komplette Prozesskette ab. Dazu gehören die Auftragsabwicklung, die Material- und Ressourcenplanung, die Bestandsführung, der Einkauf, Produktionsplanung und -steuerung, Kommissionierung, Chargenrückverfolgung, internes und externes Rechnungswesen, Kostencontrolling sowie die Ergebnisrechnung in den jeweiligen Marktsegmenten.
Die Produktion läuft vollständig IT-gesteuert, wobei das System in jeder Stufe die Rückmeldung des Istverbrauchs, aber auch die Definition von Verbrauchsstrategien zulässt. Hierbei spielen die angeschlossenen Scanner und Waagen die Hauptrolle: „Jeder Produktionsauftrag enthält einen Barcode und dieser findet sich auf dem dafür eingesetzten Fleisch wieder“, so Kohlhofer. „Nach dem Scannen des Fleisches auf der Waage weiß das System, welche Menge von welchen Zutaten für den jeweiligen Auftrag verbraucht wird.“ Die zeitaufwändige manuelle Erfassung entfällt gänzlich. Auch das Auszeichnen der fertigen Waren steuert das IT-System, wobei jedes Produkt individuell für jeden Kunden ein eigenes Etikett bekommt: „Sämtliche Daten sind in der zentralen Software hinterlegt und diese druckt bei der Verpackung den passenden Aufkleber“, erklärt Kohlhofer. Somit bekommt jeder Kunde das Etikett, das genau seinen Spezifikationen entspricht.
Zeitnahe Datenerfassung
Das Abbilden aller Herstellungsschritte stellte eine große Herausforderung dar. Die Schwierigkeit lag nicht in der Vernetzung der Geräte, sondern in der zeitnahen Datenerfassung im Prozess und deren Integration in die Arbeitsabläufe. Hierfür bietet das SAP-System ergonomische und funktionsorientierte Benutzeroberflächen einschließlich Standardschnittstellen zu Waagen, Scannern und Druckern.
Die betriebswirtschaftlichen Auswertungen erfolgen bei Ponnath bislang über eine externe Business-Intelligence-Anwendung. Kohlhofer denkt aber bereits darüber nach, diese Applikation durch eine Software von Business Objects abzulösen, einem Unternehmen, das zu SAP gehört. „Wenn ich mir schon eine integrierte Betriebswirtschaftsanwendung zulege, dann will ich darüber möglichst viele Funktionen abdecken“, argumentiert er. „Unser SAP-System wird bei Softwareaktualisierungen ohne Zusatzgebühren mitgepflegt. Externe Anwendungen dagegen muss ich jedesmal aufwändig und auf eigene Kosten nachführen.“
An anderer Stelle ist die Erweiterung der SAP-Mittelstandslösung schon im Gange: Derzeit führt Ponnath die Instandhaltung ein. Darüber sieht der Produktionsplaner, welche Maschine zu welchem Zeitpunkt gewartet werden muss beziehungsweise gewartet wurde. Zudem werden auch außerplanmäßige Reparaturen erfasst, so dass sich Arbeitszeit und Austauschteile direkt der jeweiligen Kostenstelle zuordnen lassen. Die verwendeten Austauschteile sowie Verbrauchsmaterialien lösen über die integrierte Bestandsführung den Vorschlag zur Wiederbeschaffung aus.
Für die Personalverwaltung nutzt der Fleischereibetrieb im Moment die Lösung eines anderen Anbieters. Ab Januar 2009 soll dieser Bereich ebenfalls ins SAP-System überführt werden. Sobald diese Module laufen, steht die Migration der Basistechnologie von R/3 Enterprise auf die aktuelle Version ERP 6.0 auf dem Programm. „Wir haben das vorab prüfen lassen und kamen zum Ergebnis, dass da wohl keine Probleme auf uns zukommen“, freut sich der kaufmännische Leiter.
Mit der aktuellen Version wird auch der nächste Ausbauschritt begonnen: das Rezepturmanagement. Diese Funktion ist gerade wegen der Allergenverordnung für Lebensmittel verarbeitende Betriebe wichtig.
SAP fürs Fleischerhandwerk
Ähnlich positive Erfahrungen wie Ponnath macht die mit 45 Mitarbeitern wesentlich kleinere Metzgerei Moser aus Landsberg am Lech. Neben zwei Filialen und einem eigenen Schlachthof gehören ein Imbiss sowie ein Party- und Lieferservice zum Geschäft. Moser betreibt ebenfalls die SAP-Branchenlösung für die Nahrungsmittelindustrie. Eine Chargenrückverfolgung ist darin ebenso abgebildet wie das Qualitätsmanagement. Alle gängigen Wiege- und Kassensysteme lassen sich anbinden. Weitere Funktionen sind unter anderem die Produktionssteuerung und -kontrolle, die Rezepturverwaltung, die Preis- und Konditionsfindung sowie das Steuern von Verkaufsaktionen. Bei Moser nutzen zehn Anwender das System, das in der Rekordzeit von 30 Tagen implementiert wurde. „Wir haben jetzt zum ersten Mal eine einheitliche Software, die sämtliche Anforderungen abdeckt“, berichtet Firmeninhaber Michael Moser.
Die Landsberger Metzgerei konnte dabei zahlreiche Arbeitsschritte automatisieren. So stößt die Software anhand vordefinierter Mindestbestände im Lager von selbst Materialbestellungen an. Angelieferte Waren werden sofort mit den bestellten Mengen abgeglichen. In der Produktion sorgt das System dafür, dass stets die idealen Chargengrößen gekuttert werden. So entsprechen die Vorräte genau dem Bedarf und die Metzgerei spart Lagerzeiten und Kosten.
Der größte Nutzen des SAP-Systems liegt für Moser darin, dass er auf Knopfdruck seine aktuelle Kosten- und Gewinnverteilung sieht. Im Gegensatz zu früher weiß der Metzgermeister heute im Detail, mit welchem Produkt er welche Gewinne macht. Dieser Überblick zahlt sich auch bei der Bank aus: Transparente Daten verbessern die Risikobewertung und ebnen den Weg zu den Krediten, die Moser für die Eröffnung einer weiteren Filiale im Blick hat.www.sap.de/nug