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Sicherheit für die perfekte Weihnachtsfeier

Alle Jahre wieder stehen Arbeitgeber vor der Herausforderung, eine Weihnachtsfeier für ihre Mitarbeiter zu organisieren. So findet das Geschäftsjahr einen besinnlichen Ausklang und der betriebliche Zusammenhalt wird gestärkt.

Damit aus der Feierlust kein Weihnachtsfrust wird, sollten Arbeitgeber bereits bei der Planung einige Dinge berücksichtigen. Was es von Teilnahmepflicht bis zur richtigen Absicherung zu beachten gilt, weiß Volker Helmhagen von der Nürnberger Versicherung.

Adventszeit ist Weihnachtsfeierzeit. Und auch, wenn viele Arbeitnehmer eine Weihnachtsfeier als selbstverständlich ansehen – verpflichtet ist der Arbeitgeber dazu nicht. „Wer sich aber entschließt, eine Weihnachtsfeier auszurichten, muss die gesamte Belegschaft einladen“, weiß Volker Helmhagen. Nur wenn ein dringender betrieblicher Sachgrund vorliegt, können vereinzelte Arbeitnehmer ausgeschlossen werden. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn der Betrieb während der Feier aufrechterhalten werden muss, etwa weil laufende Maschinen bedient werden müssen – eine sogenannte Notfallversorgung. „Ein willkürlicher Ausschluss mancher Mitarbeiter ist nach dem allgemeinen arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz verboten“, so der Experte. Nicht vergessen: Auch Praktikanten oder Leiharbeiter sind Teil der Belegschaft und freuen sich über eine Einladung und der damit verbundenen Wertschätzung. Die gemeinsame Feierlichkeit stärkt zudem den Zusammenhalt unter den Kollegen – und das wiederum wirkt sich positiv auf den Arbeitsalltag aus.

Allerdings kann der Arbeitgeber niemandem die Teilnahme vorschreiben. Helmhagen erklärt: „Mitarbeiter sind nur dazu verpflichtet, ihre im Arbeitsvertrag vereinbarte Leistung zu erbringen.“ Findet die Weihnachtsfeier jedoch während der regulären Arbeitszeit statt, heißt es für die Angestellten: mitfeiern oder weiterarbeiten.

Planung: Frühzeitig beginnen und terminieren

Um in der oft stressigen Vorweihnachtszeit nicht auch noch die Planung der Feierlichkeit erledigen zu müssen, lohnt es sich, mindestens ein bis zwei Monate vorher mit den Vorbereitungen zu beginnen. Vor allem wer sich für das Rahmenprogramm beispielsweise einen Künstler oder Referenten wünscht, sollte dies frühzeitig in Angriff nehmen. „Egal ob besonderes Arrangement oder Location: In der Vorweihnachtszeit ist das Angebot stets knapp. Viele Restaurants und Veranstaltungsräume sind bereits früh ausgebucht“, warnt der Experte der Nürnberger Versicherung. Sobald das Rahmenprogramm steht, können die Einladungen verteilt werden – am besten spätestens sechs Wochen vor der Weihnachtsfeier. So können sich die Mitarbeiter den Termin vormerken und mögliche Rückfragen lassen sich noch rechtzeitig klären.

Wichtig zu wissen: „Eine Firmenfeier kann den Arbeitnehmern, die daran teilnehmen, als geldwerter Vorteil ausgelegt werden“, weiß Volker Helmhagen. Um das zu verhindern, sollten die Gesamtausgaben – für Essen, Getränke, Bewirtung und Geschenke – geteilt durch die Anzahl der anwesenden Teilnehmer 110 Euro brutto beziehungsweise 92,44 Euro netto nicht überschreiten. Liegen die Ausgaben über diesem Freibetrag, muss der Arbeitgeber die Differenz versteuern. Übrigens: Da eine Weihnachtsfeier meist keine öffentliche Veranstaltung ist, benötigen Arbeitgeber dafür auch keine behördliche Genehmigung. Auch beispielsweise Jugendschutzverordnungen oder GEMA-Gebühren für das Abspielen von Musik entfallen ebenso.

Veranstaltungsversicherung: Absicherung für Arbeitgeber

Nicht nur Verletzungen der Belegschaft haben für Arbeitgeber negative Auswirkungen. Auch materielle Schäden können ihm bei einer ausgelassenen Feier Ärger bereiten. Beschädigt ein Mitarbeiter in der Location versehentlich das Parkett mit Glühweinflecken, kann das schnell Kosten von mehreren tausend Euro verursachen. Davor schützt eine sogenannte Veranstaltungsversicherung. Neben einer Veranstaltungshaftpflichtversicherung enthält der VeranstaltungsSchutz der Versicherung auch einen Ausfall-Schutz. Dieser greift, wenn die Weihnachtsfeier beispielsweise aufgrund eines öffentlichen Stromausfalls kurzfristig abgesagt werden muss. Die Kosten für bereits bestellte Speisen und Getränke sowie eine gebuchte Band übernimmt der Versicherer. Geht die Technik wegen eines Kurzschlusses kaputt oder ruiniert ein Brand die Einrichtung, sind diese Schäden durch den Baustein „Sachwerte und Technik“ des VeranstaltungsSchutzes abgedeckt. Zusätzlich enthält das Paket eine Gruppenunfallversicherung für alle Helfer, falls beim Auf- oder Abbau etwas schief geht und zum Beispiel ein Mitarbeiter beim Aufhängen der Lichterkette von der Leiter stürzt. Je nach Größe der Veranstaltung können unterschiedliche Höhen der Versicherungssumme gewählt werden. Bei Schadenersatzansprüchen stehen auf jeden Fall mindestens 3 Mio. Euro zur Verfügung.

www.nuernberger.de

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