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Die Daten müssen stets aktuell sein, damit ein Warenwirtschaftssystem sinnvoll genutzt werden kann.
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Wir können in Windeseile Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen schreiben und passend zu den Aufträgen und unserem Warenbestand die Einkaufsbestellungen generieren und versenden - schöne neue Bürowelt.
Leider hat diese nahezu paradiesische Arbeitserleichterung einen kleinen, aber nicht unwesentlichen Haken: Damit ein Warenwirtschaftssystem und Branchensoftware uns so viele Tätigkeiten abnehmen oder erleichtern kann, bedarf es sehr vieler Informationen, die alle zunächst in das System eingepflegt werden müssen.
Im Alltag sieht das dann so aus, dass Sie einen Auftrag für ein Buffet von einem Kunden bekommen und jetzt von Ihrem WWS eine Einkaufsberatung und Kalkulation haben möchten. Sofern Sie Ihren ganzen Warenbestand in das System eingegeben haben und dieser auch noch auf dem aktuellsten Stand ist, dann ist das kein Problem und in Sekunden erledigt. Haben Sie jedoch nur einen Teil Ihrer Warenein- und ausgänge in Ihr System eingetragen und die letzte Warenbewegung ist schon ein paar Tage her, dann sind Sie vermutlich mit einem Bleistift und Zettel schneller als das beste Warenwirtschaftssystem. Anders gesagt: jede Branchensoftware ist immer nur so gut, wie der Nutzer, der sie anwendet. Wenn Sie sich täglich die Zeit nehmen, Ihr System zu pflegen, dann haben Sie jederzeit ein sehr leistungsfähiges Werkzeug an Ihrer Seite. Anderenfalls sparen Sie sich lieber das Geld.
